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Declaración de privacidad del solicitante

En vigor a partir del lunes, 22 de marzo de 2021


Propósito y alcance

Esta Declaración de privacidad del solicitante (“Declaración del solicitante”) describe las prácticas de privacidad de ServiceNow, Inc., incluidas sus subsidiarias y filiales (de forma colectiva, "ServiceNow," "nosotros," o "nuestro"), que se aplican a la recopilación, el uso y la divulgación que hacemos de la información personal de nuestros Solicitantes de empleo (“” y “tu”), incluidas las oportunidades de prácticas profesionales con ServiceNow a través de nuestros portales de solicitud, sitios web u otros canales de selección de personal (de forma colectiva, “Sitios de solicitud”).

A los efectos de esta Declaración del solicitante:

  • Solicitante de empleo” se refiere a una persona que esté solicitando o haya solicitado trabajar con nosotros.
  • Datos del solicitante” se refiere a la información que procesamos en relación con tu solicitud y como parte del proceso de entrevistas.

Cómo obtenemos información

Como se describe más adelante, recopilamos varios tipos de información de y sobre ti que, en términos generales, se clasifican en las siguientes categorías:

  1. Información que nos proporcionas voluntariamente como Datos del solicitante
    • Información de contacto (por ejemplo, tu nombre, dirección postal y de correo electrónico, y número de teléfono)
    • Nacionalidad y estado migratorio
    • Cargo
    • Información sobre remuneraciones (por ejemplo, acciones e información detallada sobre cualquier autorización a acciones concedida)
    • Verificación de antecedentes e información de análisis de drogas (cuando la ley lo requiera o permita)
    • Contratos de empleo
    • Evaluaciones de competencias e historial educativo
  2. Información de terceros que recopilamos
  3. Es posible que obtengamos información sobre ti a través de otras fuentes, en la medida en que lo permita la ley aplicable, relacionada con tu solicitud y como parte del proceso de entrevistas. Por ejemplo, obtenemos información mediante tu contacto con nosotros a través de terceros como referencias, empresas de búsqueda de empleo, proveedores de servicios de verificación de antecedentes y verificación de la identidad, u otros sitios web de Internet (sujeto a las políticas de privacidad de esos terceros). Por ejemplo, podrías aceptar proporcionarnos acceso a determinada información personal almacenada por terceros en sitios de redes sociales profesionales (como LinkedIn).

  4. Información que recopilamos a medida que navegas por el sitio de solicitudes
  5. A medida que navegas por nuestro sitio de solicitudes, podemos recopilar determinada información sobre ti y tu visita a nuestro sitio web utilizando "cookies" y otras tecnologías de rastreo similares.

    Para obtener más información, consulta nuestra Política de cookies.

Cómo utilizamos la información recopilada

Es posible que utilicemos la información que recopilamos sobre ti con fines de gestión de recursos humanos y selección de personal a nivel global, incluido:

  • Llevar a cabo y respaldar actividades y funciones de recursos humanos, como procesar y evaluar tu solicitud, evaluar tu idoneidad para el empleo, tomar decisiones de contratación, y gestionar y mejorar nuestros procesos de selección de personal y contratación.
  • Desempeñar obligaciones legales de empleo y prestaciones.
  • Gestionar la salud y la seguridad en el lugar de trabajo.
  • Administrar la participación de los empleados en prestaciones, remuneración, recursos humanos, y programas y planes de formación.
  • Comunicación sobre la aplicación
  • Informarte de futuras oportunidades de empleo (a menos que nos digas que no quieres que nos pongamos en contacto contigo para ese fin).
  • Cumplir obligaciones legales y políticas internas.
  • Gestionar y realizar actividades empresariales, como asignar activos empresariales y recursos humanos, gestión de proyectos, gestión de registros y recopilación de registros de auditoría u otras herramientas de generación de informes, gestionar fusiones, adquisiciones, ventas, reorganizaciones o cesiones e integración con compradores.
  • Gestionar el portal de carreras online y realizar verificaciones de antecedentes y otras verificaciones previas al empleo en la medida en que lo permita la ley aplicable.

Si te contratamos, es posible que tu Información del solicitante se utilice en relación con tu empleo (por ejemplo, para generar un registro de empleo, administrar la participación de los empleados en prestaciones, programas y planes de formación, o realizar actividades de incorporación, como garantizar acceso a sistemas internos).

En general, no requerimos que los Solicitantes de empleo proporcionen información personal confidencial (por ejemplo, sobre salud, raza, origen étnico, religión u orientación sexual), pero puedes proporcionar esa información voluntariamente a tu discreción. Si aceptas proporcionar dicha información, normalmente se utilizará con fines de monitorización de la diversidad y para ofrecerte un entorno de trabajo adecuado a tus necesidades (por ejemplo, si requieres accesos para personas con movilidad reducida) y no será un factor en el proceso de selección o contratación.

Sin embargo, es posible que preguntemos tu nacionalidad para confirmar que cumplimos nuestras obligaciones legales para determinados puestos (por ejemplo, los puestos orientados al gobierno federal en Estados Unidos).  Esta información será visible en el proceso de contratación, pues es necesaria para determinar la idoneidad.

En algunos países y para algunos puestos, puede que necesitemos realizar comprobaciones de antecedentes penales y análisis de drogas, pero solo en los casos en los que las leyes aplicables lo exijan y lo permitan.  Si este fuera el caso, cualquier información que procesemos sobre este asunto se tratará con la más estricta confidencialidad y solo se utilizará para evaluar tu idoneidad para el empleo o determinados deberes del puesto de trabajo con nosotros.

Cómo compartimos la información recopilada

Podemos divulgar la información personal incluida en los Datos del solicitante a las siguientes categorías de destinatarios:

  • Subsidiarias y filiales (incluidas aquellas ubicadas fuera de la Unión Europea y Suiza) en relación con la identificación de puestos a los que puedas optar o con los fines descritos en esta declaración del solicitante.
  • Proveedores de servicios que realizan servicios en nuestro nombre, incluidos para los usos descritos anteriormente. Autorizamos a nuestros proveedores de servicios exclusivamente a que utilicen o divulguen los Datos del solicitante según sea necesario para prestar servicios en nuestro nombre y únicamente de acuerdo a nuestras instrucciones, o para cumplir requisitos legales. También solicitamos a nuestros proveedores de servicios que protejan adecuadamente la privacidad y la seguridad de los Datos del solicitante.
  • Un comprador potencial (y sus agentes y asesores) en relación con cualquier fusión, adquisición o cualquier forma de venta o transferencia propuesta de algunos o todos nuestros activos (incluso en el caso de una reorganización, disolución o liquidación), en la cual los Datos del solicitante que tengamos estará entre los activos transferidos al comprador o adquirente. En el caso de que se produzca una venta, fusión o adquisición, haremos lo posible, dentro de lo razonable, para instruir al beneficiario para que utilice los Datos del solicitante conforme a esta Declaración del solicitante.
  • Cualquier organismo policial, regulador, agencia gubernamental, tribunal u otro tercero competente para: (i) cumplir con cualquier orden judicial, una solicitud de cualquier agencia de cumplimiento de la ley competente o cualquier otra obligación legal; (ii) hacer cumplir o aplicar los Términos de uso de nuestro sitio web o los términos de cualquier otro acuerdo; (iii) y proteger los derechos, la propiedad o la seguridad de ServiceNow u otros, u otra obligación legal.
  • Cualquier otra persona con tu consentimiento para la divulgación.

Bases legales para el procesamiento

Si perteneces al Área Económica Europea, normalmente recopilaremos tu información personal solo cuando tengamos tu consentimiento para hacerlo o cuando el procesamiento sea en nuestro interés legítimo (por ejemplo, para evaluar tu solicitud para trabajar en ServiceNow) y no quede anulado por tus intereses de protección de datos o derechos y libertades fundamentales. En algunos casos, es posible que también tengamos la obligación legal de recopilar tu información personal. En los casos en que recopilemos información personal confidencial sobre ti, normalmente solo lo haremos con tu consentimiento expreso o cuando exista la obligación ante la ley de empleo de procesar dicha información.

Si tienes preguntas o necesitas más información sobre la base legal sobre la que recopilamos y usamos tu información personal, ponte en contacto con nosotros utilizando los datos de contacto que se proporcionan más adelante.

Transferencias internacionales

Es posible que nosotros y nuestros proveedores de servicios transfiramos los Datos del solicitante a otras jurisdicciones diferentes a la que los proporcionaste, incluidos los Estados Unidos. Esta Declaración del solicitante se aplica siempre que tus datos se procesen.

Si nos visitas y procedes del Área Económica Europea ("EEA"), protegeremos tu información personal cuando se transfiera fuera del EEA mediante:

  • su procesamiento en un territorio que la Comisión Europea ha determinado que proporciona un nivel adecuado de protección para la información personal; o
  • de lo contrario, implementar las salvaguardas adecuadas para proteger tu información personal, incluso mediante el uso de Cláusulas contractuales estándar u otro mecanismo de transferencia legal aprobado por la Comisión Europea.

Si necesitas más información sobre nuestras transferencias internacionales de información personal, ponte en contacto con nosotros utilizando los detalles que encontrarás más adelante.

Seguridad y confidencialidad

Mantenemos las medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los Datos del solicitante de destrucción, pérdida, alteración, divulgación y acceso no autorizados accidentales o ilegales. Requerimos a nuestros empleados con acceso a los Datos del solicitante que mantengan la información confidencial y segura.


Comunicación

El envío de algún formulario en nuestros sitios de aplicaciones supone tu consentimiento para que ServiceNow se ponga en contacto contigo en lo que a tu solicitud y al proceso de contratación respecta. Nos podemos poner en contacto contigo a través de correo electrónico, llamada telefónica o mensajería instantánea.

Si quieres retirar tu consentimiento para recibir comunicaciones nuestras en cualquier momento, envíanos un correo electrónico a privacy@servicenow.com o utiliza los datos de contacto que aparecen en la sección "Información de contacto" a continuación.

Retención

A menos que la ley requiera un periodo de retención más largo, conservamos los Datos del solicitante mientras tengamos una necesidad empresarial legítima en curso para hacerlo o durante el tiempo que se necesiten dichos datos para cumplir los fines descritos en esta Declaración del solicitante. Además, es posible que conservemos los Datos del solicitante para tenerte en cuenta para otras oportunidades de empleo siempre que la ley permita dicha retención y siempre que nos permitas conservar tus datos del solicitante para tal fin.

Es posible que eliminemos los Datos del solicitante en cualquier momento según lo exija o lo permita la ley. Cuando no tengamos una necesidad empresarial legitima en curso para procesar tu información personal, la eliminaremos o la volveremos anónima. Si esto no es posible en la medida de lo razonable, almacenaremos tu información personal de modo seguro y la aislaremos de más procesamiento hasta que sea posible eliminarla.

Tus derechos de privacidad

Te proporcionamos determinados derechos en relación con los Datos del solicitante:

  • Si deseas acceder, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de tu información personal y no puedes hacerlo mediante la herramienta de la aplicación que utilizamos, puedes enviarnos un correo electrónico a privacy@servicenow.com. También puedes ponerte en contacto con tu seleccionador de personal o representante de recursos humanos.
  • Ciertas jurisdicciones, por ejemplo el Área Económica Europea, otorgan a sus residentes derechos de privacidad específicos conforme a la ley pertinente. Procesaremos tus solicitudes para ejercer dichos derechos, incluso si te opones al procesamiento de tu información personal, nos solicitas restringir o cesar el procesamiento o solicitas la portabilidad de tu información personal, de conformidad con las leyes de protección de datos aplicables. En virtud de la ley pertinente, tienes derecho a solicitar acceso y recibir información sobre tus Datos del solicitante, actualizar y corregir imprecisiones en los Datos del solicitante, y hacer que restrinjamos o cesemos el procesamiento de dichos datos; o que los datos se borren, eliminen o transfieran (según sea adecuado o según lo permita la ley pertinente). Puedes enviarnos un correo electrónico a privacy@servicenow.com o utilizar los datos de contacto que aparecen en la sección "Información de contacto" a continuación.
  • Además, si procesamos tus Datos del solicitante con tu consentimiento, puedes contactar con nosotros en cualquier momento para retirar tu consentimiento.
  • Tienes derecho a presentar una queja ante una autoridad de protección de datos si no estás satisfecho con nuestra recopilación y uso de tu información personal. Para obtener más información, ponte en contacto con tu autoridad local de protección de datos. Los detalles de contacto de las autoridades de protección de datos en el Espacio Económico Europeo, Suiza y ciertos países no europeos (incluidos los EE. UU. Y Canadá) están disponibles aquí.

Responderemos a dichas solicitudes de acuerdo con los requisitos de las leyes de protección de datos aplicables. Ten en cuenta que, para cumplir con tu solicitud, es posible que necesitemos que nos proporciones cierta información con el fin de verificar tu identidad.

Cambios en nuestra Declaración del solicitante

Nos reservamos el derecho de actualizar o cambiar esta Declaración del solicitante de vez en cuando. Si realizamos cambios sustanciales a esta Declaración del solicitante, lo notificaremos a los Solicitantes de empleo a través de un aviso en línea adecuado u otros medios (que pueden incluir, si tenemos tus datos de contacto, notificación por correo electrónico) y obtendremos tu consentimiento si y donde lo exija la ley correspondiente. 

Información de contacto

Para formular preguntas o comentarios sobre esta Declaración del solicitante y nuestras prácticas de privacidad, o si necesitas actualizar, cambiar o eliminar tu información, los Solicitantes de empleo ubicados fuera del Área Económica Europea pueden ponerse en contacto con nosotros escribiendo a: privacy@servicenow.com.

O

ServiceNow, Inc. 

A la atención de: Privacy

2225 Lawson Lane

Santa Clara, CA 95054

 

Los Solicitantes de empleo ubicados en el Área Económica Europea pueden ponerse en contacto con nosotros en:

ServiceNow Nederland B.V. (el controlador de datos)

A la atención de: Legal Department

Hoekenrode 3

1102 BR Ámsterdam

Países Bajos

Correo electrónico: privacy@servicenow.com