¿Qué es la automatización de procesos de negocio?

La automatización de procesos de negocio mejora los resultados operativos y aumenta la satisfacción del cliente.

Aunque la automatización de procesos puede parecer un enfoque nuevo para las empresas, lo cierto es que ha estado presente desde hace bastante tiempo. Con la llegada de la revolución industrial en el siglo XIX, se incorporaron procesos automáticos para mejorar la productividad de las fábricas. Más tarde, en las décadas de los treinta y los cuarenta, se añadieron controladores de retroalimentación automáticos a los entornos de la cadena de producción. A lo largo de la década de los ochenta y en adelante, los sistemas robóticos empezaron a cambiar los métodos de producción en un amplio abanico de sectores.

Sin embargo, hubo que esperar a la década del 2000 para que la automatización de procesos empezara a convertirse en la fuente de poder de TI que es en la actualidad. A medida que han empezado a surgir infinidad de nuevas herramientas y aplicaciones de software, la automatización de procesos se está volviendo una parte esencial de las empresas contemporáneas.

Pero, ¿qué es exactamente la automatización de procesos de negocio?

Explicado de forma sencilla, la automatización de procesos de negocio (BPA, por sus siglas en inglés) consiste en utilizar tecnologías avanzadas para automatizar tareas repetitivas asociadas con procesos y flujos de trabajo, lo que se traduce en una mayor eficiencia, una reducción de costes y una mayor satisfacción de los empleados y los clientes.

Hoy en día, aproximadamente el 97 % de los responsables de la toma de decisiones de TI de la empresa está de acuerdo en que la automatización de procesos de negocio es vital. Además, se espera que en los próximos 24 meses, la automatización de procesos de negocio crezca en un 58 %.

Dada la amplia disponibilidad de soluciones de automatización y el creciente número de procesos utilizados en las empresas modernas, el término automatización de procesos de negocio puede parecer algo difuso. Esto se debe a que las posibles aplicaciones de la automatización de procesos están limitadas únicamente a las capacidades de las herramientas que cada uno elige. A continuación, mostramos varios casos de uso de la automatización de procesos:

Órdenes de compra

Crear solicitudes de órdenes de compra requiere mucho tiempo y es una tarea repetitiva. Además, normalmente consta de varios niveles de aprobación y se basa en información muy precisa. La automatización de procesos de negocio ayuda a eliminar errores en las solicitudes de órdenes y optimiza el proceso de autorización, consiguiendo una aprobación más rápida y resultados más fiables.

Contratación de empleados

El proceso de incorporación de empleados es diferente en cada empresa, pero siempre suele incluir una serie de tareas esenciales y formularios de información. La automatización de procesos ayuda a las partes implicadas a pasar rápidamente de una tarea a otra, lo que garantiza que todos tengan acceso a la información correcta y visibilidad sobre el estado del proceso de incorporación.

Aprovisionamiento de cuentas de usuario

A medida que los nuevos empleados se incorporan a la empresa y las responsabilidades de los empleados existentes aumentan y se ajustan, garantizar que todos tienen acceso a los sistemas y recursos pertinentes se puede convertir en una tarea agotadora. La automatización de los procesos de aprovisionamiento de las cuentas de usuario garantiza que se otorgan los derechos que corresponden a cada empleado y se mantiene a todas las partes interesadas informadas en todo momento.

Generación y distribución de informes

Las soluciones de generación automatizada de informes interactúan con herramientas de supervisión y análisis para compilar y proporcionar automáticamente informes de vital importancia. Gracias a ello, consiguen liberar tiempo para los empleados y reducen el tiempo de generación de informes y la posibilidad de errores humanos. De este modo, los informes se pueden crear y distribuir en minutos, y no en horas, que es lo que podría tardar un empleado en elaborarlos.

Administración de hojas de cálculo

Al igual que ocurre con la generación de informes, la introducción manual de datos en hojas de cálculo puede ser un proceso laborioso y tedioso. La automatización de procesos de negocio puede encargarse de tareas que consumen mucho tiempo, como dar formato, copiar y pegar, entre otras. Con ello, las hojas de cálculo serán precisas y estarán siempre listas cuando se las necesite.

Supervisión del registro de eventos

Es posible implementar la automatización para mantener un mayor control sobre los registros de eventos. La automatización puede notificar a las partes que corresponda cuando se detecta algún problema e incluso puede utilizarse para resolver automáticamente determinados problemas o errores.

Estas son solo algunas de las posibilidades que pueden conseguirse a través de la automatización de procesos de negocio de la empresa.

La automatización de procesos de negocio facilita el día a día de los empleados, les da más tiempo para dedicarse a otras tareas que no se pueden automatizar y les da la posibilidad de ser más productivos y obtener mejores resultados. La automatización desarrolla procesos eficaces y eficientes y reduce significativamente la posibilidad de error. En conjunto, reducirá los costes de la empresa y los equipos podrán dedicar más esfuerzos a dar un servicio excepcional a los clientes.

gráfico-que muestra-el-impacto-de-la automatización-antes-y-después-de su implementación

Como hemos comentado, la automatización de procesos de negocio se puede utilizar para agilizar una gran variedad de tareas de, prácticamente, cualquier departamento o sistema. Dicho esto, algunos procesos se benefician más de la automatización que otros. A la hora de determinar qué procesos de negocio conviene automatizar, recomendamos tener en cuenta los siguientes factores:

  • Volumen de tareas
    ¿Qué nivel de complejidad tiene la secuencia de tareas requerida? Los procesos que incluyen una gran cantidad de tareas manuales se pueden beneficiar mucho de la automatización, ya que la responsabilidad de esas tareas deja de estar en manos de los empleados.
  • Cantidad de personas involucradas
    Si un proceso incluye a una gran cantidad de empleados en diferentes niveles, la automatización puede contribuir al buen funcionamiento del flujo. Automatizar ciertas responsabilidades y liberar a las personas de procesos rutinarios mejora la eficiencia y la velocidad.
  • Necesidades de tiempo
    La automatización de procesos puede agilizar notablemente las tareas, lo que es esencial si los plazos son exigentes. Automatizar los pasos clave del proceso proporciona tiempos de entrega más rápidos.
  • Impacto en otros procesos
    Cuando un proceso está interconectado con otros procesos o sistemas, la precisión es crucial. La automatización puede contribuir a garantizar que se transmitan los datos correctos, de modo que los procesos dependientes tengan la información que necesitan para funcionar de manera óptima.
  • Necesidad de visibilidad
    Cuando un proceso está interconectado con otros procesos o sistemas, la precisión es crucial. La automatización puede contribuir a garantizar que se transmitan los datos correctos, de modo que los procesos dependientes tengan la información que necesitan para funcionar de manera óptima.
  • Necesidad de cumplimiento
    En todo momento, es necesario contemplar las leyes y regulaciones vigentes. La automatización de procesos puede ayudar a las empresas a mantenerse al día de posibles cambios legislativos, evitando así la posibilidad de que se enfrenten a penalizaciones.

La automatización de procesos de negocio no es algo que se tenga que construir desde cero. En la actualidad, hay una serie de herramientas de automatización de procesos que hacen que la transición a la automatización sea eficiente. Sin embargo, para sacar el máximo partido a una solución de automatización de procesos, el enfoque debe ser exhaustivo y requiere un tiempo de reflexión. A continuación, incluimos varias prácticas recomendadas que deberías aplicar a la hora de automatizar los procesos de negocio:

  • Antes de empezar a implementar la automatización, analiza con detenimiento los procesos que estás pensando automatizar. Elabora un gráfico que refleje las tareas involucradas, los plazos o las limitaciones de tiempo y anota quiénes son los responsables de llevarlas a cabo.
  • Fija claramente los objetivos que quieres conseguir con la automatización de esos procesos. En los objetivos puedes incluir, entre otras cuestiones, la reducción de horas invertidas, de costes y de personal, una mayor coherencia o una mejor estabilidad operativa. En este punto, lo importante es fijar objetivos claros y métricas cuantificables, ya que te ayudarán a dirigir mejor tus esfuerzos de automatización y a evaluar con precisión su eficacia.

  • Mide los resultados, pero ten en cuenta que, a veces, los beneficios de la automatización pueden tardar en manifestarse. Aplicar un enfoque acelerado y ágil te permitirá corregir el rumbo si es necesario, mientras que la perspectiva a largo plazo dará tiempo a que la solución de automatización dé sus frutos.

  • No pierdas el tiempo, hay herramientas listas para usar que pueden ayudarte a sacar el máximo provecho a la automatización de procesos de negocio. Si hay casos en los que no puedes optar por soluciones listas para usar, acude a foros de usuarios. Si utilizas herramientas ya disponibles, el coste de tu inversión no se incrementará de forma innecesaria.

  • Forma a tus empleados para que aprovechen al máximo la solución de automatización de procesos. Recuerda que la adopción completa puede ser difícil, especialmente si los equipos están acostumbrados a una determinada manera de hacer las cosas. Asegúrate de que el personal sea consciente de que la automatización de procesos les beneficiará y dales tiempo para que se adapten.

Cuando llegue el momento de implementar la automatización de procesos de negocio en tu empresa, tienes tres opciones básicas:

  • crear una solución de automatización de procesos personalizada desde cero;
  • utilizar integraciones punto a punto para automatizar solo partes específicas de los procesos de negocio;
  • utilizar plataformas de automatización de procesos de negocio listas para su uso.

Las soluciones personalizadas y diseñadas internamente te darán mayor libertad para determinar la funcionalidad de las automatizaciones, pero también pueden suponer costes mucho más elevados en términos de horas dedicadas de TI, tanto en tareas de desarrollo como de mantenimiento. Las empresas que tienen sistemas heredados complejos que no pueden conectarse a sistemas modernos a través de API suelen utilizar soluciones completamente personalizadas de automatización de procesos.

Las integraciones punto a punto no tienen costes tan elevados como la automatización de procesos personalizada y te permiten elegir qué áreas quieres automatizar. Sin embargo, con frecuencia se acaban convirtiendo en soluciones desorganizadas difíciles de entender, mantener y reparar. Además, este tipo de automatizaciones no incluye una guía del usuario. Si la persona responsable de establecer la automatización decide abandonar la empresa, es posible que no tengas forma de mantenerla en funcionamiento a largo plazo.

Invertir en herramientas de automatización de procesos es una solución fiable y rentable que sigue dando cabida a la personalización. Además, gracias a los tutoriales, la formación y el soporte del proveedor de las herramientas, implementar la solución de automatización suele ser un proceso sencillo y sin problemas.

Contar con la solución de automatización de procesos de negocio adecuada puede aportar una serie de beneficios a tu empresa, entre los que se incluyen:

  • Mejora de la productividad
  • Mayor transparencia en el proceso
  • Supervisión efectiva y en tiempo real
  • Mejores tiempos de entrega
  • Reducción de costes asociados a las tareas manuales
  • Mejor uso de los recursos de los empleados

A medida que analices diferentes opciones de herramientas de automatización, ten en cuenta que no todas las soluciones ofrecen la misma funcionalidad. Estos son algunos criterios que te ayudarán a elegir una herramienta de automatización eficaz:

  • Facilidad de uso
    Las herramientas de automatización de procesos no deberían requerir que los usuarios sean expertos. Asegúrate de que la herramienta que elijas sea lo suficientemente sencilla como para que tus empleados puedan usarla sin necesidad de formación intensiva.
  • Análisis e informes
    Con opciones integradas de análisis e informes podrás hacer un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento, y así podrás identificar los puntos problemáticos de los procesos de negocio, detectar y priorizar a candidatos a la automatización y evaluar qué eficacia tienen tus soluciones de automatización.
  • Integración
    Automatizar procesos suele suponer que hay que trabajar estrechamente con una amplia gama de software y aplicaciones. Elige una herramienta que pueda integrarse eficazmente sin necesidad de soluciones alternativas complejas.
  • Funcionalidad móvil
    Cada vez más usuarios incorporan dispositivos móviles en sus tecnologías empresariales comunes. Por ello, tu solución de automatización debe ofrecer una funcionalidad móvil fiable. Si solo se puede acceder a la herramienta en equipos de escritorio, la adopción total puede complicarse.
  • Precios por adelantado
    Las soluciones de automatización de procesos están diseñadas para proporcionar un retorno positivo de la inversión, pero es necesario elaborar el presupuesto pertinente de forma precisa. Analiza las diferentes opciones para asegurarte de que no haya costes ocultos que puedan desviarse del presupuesto y revisa las diferentes opciones de licencias para asegurarte de que estás seleccionando la solución adecuada para tus necesidades.
  • Escalabilidad
    Es probable que una herramienta que hoy es útil para tu empresa, de aquí a cinco años no pueda gestionar la complejidad creciente y la mayor carga de trabajo. Por ello, es necesario escoger una solución que tenga la capacidad de escalar y crecer al ritmo de tu negocio.
  • Modelado visual de procesos
    Si tu herramienta de automatización de procesos requiere de conocimientos profundos sobre codificación y diseño de software, es muy probable que solo la utilicen los desarrolladores. Las opciones de poco código que se basan en el modelado visual del proceso quitan parte de la carga del departamento de TI, ya que ofrecen interfaces gráficas en las que los usuarios ajenos al código pueden crear automatizaciones que funcionen. Obtén más información acerca del uso de un enfoque de poco código para la automatización de procesos de negocio en Now Platform App Engine.

La automatización de procesos ofrece beneficios muy importantes para las empresas, ya que simplifica los sistemas y los flujos de trabajo, lo que se traduce en una reducción de costes, una mayor precisión, una mayor visibilidad y una mejor asignación de los recursos de los empleados. Da el paso y optimiza tus procesos de negocio con ServiceNow.

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