¿Qué es el diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es una solución muy popular para visualizar la planificación de un proyecto a lo largo del tiempo, ya que muestra las tareas que hay que llevar a cabo, quién las debe llevar a cabo y cuándo deben estar listas.

Si se utiliza correctamente, el diagrama de Gantt proporciona una vista rápida sobre el estado del proyecto y lo que queda por hacer antes de su finalización. En él se incluye información relacionada con las subtareas del proyecto, las fechas de inicio y fin, los requisitos de tiempo estimados, los equipos y sus miembros responsables para cada una de las tareas, las relaciones de dependencia entre las tareas y cómo se relacionan con el proyecto general, las fechas de las reuniones y aprobaciones, y una descripción general de la planificación del proyecto de principio a fin.

En pocas palabras, el diagrama de Gantt está diseñado para comunicar exactamente todo lo que se debe hacer para garantizar la finalización exitosa del proyecto en el plazo establecido. Por ello, se trata de una herramienta ampliamente utilizada en la gestión de proyectos para coordinar equipos y recursos en función de los objetivos estratégicos.

El diagrama de Gantt moderno empezó a utilizarse en todos los sectores a partir de la década de 1990, pero sus orígenes se remontan a finales del siglo XIX. En 1896, el ingeniero polaco Karol Adamiecki creó el "armoniograma", la primera versión conocida de lo que después sería el diagrama de Gantt. Casi en paralelo, el ingeniero mecánico estadounidense Henry Gantt desarrolló ideas similares sobre cómo organizar tareas en las industrias de producción.

En 1923, el ingeniero de consultoría Henry Wallace Clark describió la estructura, el uso y los beneficios del trabajo de Gantt en su libro "The Gantt Chart; a Working Tool of Management", en el que se acuña el término diagrama de Gantt, que se incorporó al vocabulario de la gestión moderna. Los primeros diagramas de Gantt se dibujaban a mano, lo que hacía que fuesen poco aptos para las crecientes complejidades de los procesos de fabricación de la década de los cincuenta. Sin embargo, la introducción de software informático les devolvió la utilidad.

Hoy en día, los diagramas de Gantt se encuentran entre las técnicas de planificación y desarrollo de gráficas más utilizadas del mundo.

El marco de TI adecuado favorece que la colaboración y la supervisión sean eficaces. En este sentido, muchas organizaciones abogan por el uso de ITSM/ITIL o DevOps. Sin embargo, comprometerse por completo con un enfoque u otro puede generar problemas.

ITSM/ITIL y DevOps no son incompatibles; cada uno tiene sus propios objetivos y funciones. A continuación, proporcionamos las definiciones generales de cada uno de ellos y analizamos cómo se relacionan entre sí:

Planificar proyectos integrales

Con los diagramas de Gantt, todas las partes involucradas en un proyecto pueden visualizar el alcance completo del mismo, incluida su duración, el orden de las tareas, las responsabilidades y los recursos necesarios. Gracias a esto, se simplifican notablemente las etapas de planificación necesarias para preparar un proyecto y se ofrece una visión integral del trabajo que se incluirá en él.
Gráfico que muestra los usos del diagrama de Gantt

Organizar proyectos de gran envergadura para su correcta ejecución

Los grandes proyectos que incluyen múltiples entregas y abarcan equipos o departamentos completos pueden ser muy difíciles de gestionar. Los diagramas de Gantt dan la posibilidad a los responsables de desglosar este tipo de proyectos en tareas más pequeñas y más manejables, lo que facilita la ejecución eficaz incluso de las iniciativas más complejas.

Promover la colaboración del equipo entre tareas

Dirigir proyectos complejos, desde su concepción hasta su finalización, requiere que los miembros del equipo se comuniquen y colaboren de manera efectiva. El diagrama de Gantt ofrece transparencia a los miembros del equipo, ya que detalla claramente qué tareas están pendientes y quién debe completarlas. Con una visión clara sobre los objetivos actuales, los pasos siguientes, las dependencias de tareas y los posibles retrasos u otros problemas que puedan ralentizar el proyecto, los equipos pueden coordinar sus esfuerzos sin descuidar por error pasos importantes, ni realizar trabajos redundantes.

Estimar las cargas de trabajo y los plazos

Dadas las diversas variables asociadas con la gestión de proyectos, puede ser difícil determinar con precisión cuánto esfuerzo y tiempo se requerirá. Los diagramas de Gantt representan un enfoque eficaz para estimar la carga de trabajo y plasmar el cronograma del proyecto, estableciendo pronósticos fiables que se pueden utilizar para programar fechas de entrega, crear presupuestos y asignar recursos.

Para los nuevos en la materia, el diagrama de Gantt puede parecer un poco intimidante, pero la realidad es que su diseño tiene por objetivo que su uso sea sencillo. Con algunas directrices, cualquiera puede leer los diagramas de Gantt de un vistazo, reconociendo los diversos elementos del gráfico y entendiendo cómo se relacionan para proporcionar una imagen precisa del estado del proyecto y los pasos a seguir.

Entre los elementos clave de los diagramas de Gantt se incluyen los siguientes:

Lista de tareas

La lista de tareas se ubica en vertical, a lo largo del margen izquierdo del diagrama. Describe cada tarea dentro del proyecto y desglosa las tareas más grandes en subtareas. Estas tareas también se pueden agrupar por departamento o etapa de producción.

Cronograma

El cronograma se extiende en horizontal por la parte superior del diagrama y detalla la duración estimada del proyecto. Puede estar dividido en días, semanas, meses, etc. El cronograma incluye las fechas de inicio y finalización planificadas para el proyecto, así como las fechas de inicio de cada tarea y subtarea.

Hitos

Los eventos importantes, como las aprobaciones, las decisiones, las entregas, etc., se destacan en el gráfico para que los equipos puedan centrarse en las fechas y objetivos importantes.

Dependencias

A menudo, las tareas esenciales dependen de la realización de tareas previas. Estas dependencias se identifican en el diagrama de Gantt y se representan mediante líneas que conectan las tareas dependientes.

Tiempo de retraso/tiempo de adelanto

El tiempo de retraso y el tiempo de adelanto son dos elementos del diagrama de Gantt que detallan la cantidad de tiempo que hay entre las tareas. El tiempo de retraso describe el tiempo entre el final de una tarea predecesora y el comienzo de una tarea sucesora. El tiempo de adelanto es la cantidad de tiempo que la tarea predecesora puede comenzar antes de lo que debería.

Ruta crítica

La ruta crítica es la secuencia más larga de tareas que se deben completar a tiempo para que el proyecto finalice dentro del plazo establecido.

Recursos

La sección de recursos se refiere a la persona o al equipo asignado para completar cada tarea. El campo de recursos también puede incluir recursos de equipos o recursos consumibles, como suministros.

Las soluciones de ITBM de ServiceNow, que aplican tecnología avanzada de gestión de TI y están basadas en la galardonada plataforma Now Platform, proporcionan las herramientas y los recursos que las empresas necesitan para gestionar proyectos y obtener un valor empresarial inigualable. Por ello, la función del diagrama de Gantt en ITBM de ServiceNow está disponible en la consola de planificación.

ServiceNow optimiza los diagramas de Gantt tradicionales. Al incorporar la codificación por colores, estos diagramas de Gantt indican de manera fácil y transparente el estado de cada tarea y el porcentaje de su progreso. Los iconos que aparecen junto a las tareas muestran a qué fase pertenece cada elemento y cuentan con una pestaña para mostrar u ocultar la ruta crítica. También se incorporan opciones para agregar y eliminar tareas, cambiar fechas y dependencias y acceder con precisión al progreso del proyecto.

Lleva tus diagramas de Gantt un paso más allá y disfruta de las ventajas de ITBM de ServiceNow.

Gráfico que muestra la funcionalidad del diagrama de Gantt en la consola de planificación de ITBM de ServiceNow

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