¿Qué es la asignación del flujo de valor (VSM)?

VSM ayuda a las empresas a ilustrar visualmente, analizar y mejorar cada paso de la entrega de un producto o servicio.

Cualquier empresa que interactúe con clientes debería ser consciente de la importancia de proporcionar valor. Sin valor demostrable y cuantificable, los clientes no logran dar el paso de compradores a entusiastas. Sin embargo, a medida que los mercados crecen y el público descubre más opciones de compra, es cada vez más difícil crear propuestas de valor sobresalientes. La gestión del flujo de valor y la asignación del flujo de valor pueden proporcionar la solución.

La asignación del flujo de valor (VSM) es un subconjunto de la gestión del flujo de valor y consiste en el proceso de integración de cada aspecto del flujo de trabajo de tu empresa, es decir, el proceso integral de desarrollo y entrega de software a tus clientes. Por su parte, la gestión del flujo de valor se desarrolla en un ciclo continuo que comienza con los comentarios de los clientes que impulsan la demanda y termina con la gestión operativa de las funciones que apoyan esa demanda, lo que a su vez impulsa nuevos comentarios. Este flujo de trabajo empresarial está respaldado por la integración de soluciones técnicas en cada paso del camino, desde la priorización y la planificación, seguidas del desarrollo, la verificación y el despliegue, hasta llegar a la gestión operativa y de servicios.

Pero la integración solo describe la mecánica de la asignación del flujo de valor; el verdadero valor proviene del valor, específicamente del valor del cliente. El flujo de trabajo debe ser capaz de optimizar el flujo del valor para el cliente y, por extensión, para la empresa. Además, una VSM eficaz ayuda a identificar y resolver los cuellos de botella, ya que muestra tu negocio como un flujo integrado, no como una serie de puntos individuales. La asignación del flujo de valor describe los aspectos informativos de la gestión del flujo de valor.

La asignación coloca el valor en el punto central a lo largo de todo el proceso de desarrollo y entrega. A través de diagramas de flujo sumamente gráficos, la VSM utiliza símbolos y flechas direccionales para representar las tareas de trabajo y los flujos de información. Sin embargo, la VSM se diferencia de los diagramas de flujo tradicionales en el hecho de que se centra en el valor. Cada elemento asociado a cada paso del proceso se cuantifica en función del valor que añade (o no), visto desde el punto de vista del cliente. La empresa puede entonces revisar, corregir o reconsiderar aquellas tareas que no añaden un valor evidente para el cliente.

La asignación del flujo de valor es parte del enfoque empresarial Lean, que maximiza el valor y minimiza el “desperdicio”. Lean define “valor” como todo aquello por lo que el cliente está dispuesto a pagar. Esto incluye servicios, productos, características y asistencia que le resulten de interés. El desperdicio describe los pasos o aspectos del proceso sin interés para los clientes, por los que no están dispuestos a pagar, como defectos, tiempo de espera, características de bajo valor, documentación o procesos de aprobación innecesarios, cambio de tareas y búsqueda de información.

El propósito al que aspira la asignación del flujo de valor es relativamente sencillo: ayudar a la empresa a visualizar y mejorar los procesos completos, identificando y distinguiendo entre pasos que añaden valor y pasos inútiles. Esto permite después optimizar dichos procesos para ofrecer un mayor valor al cliente.

El resultado final es una imagen estructurada de cómo los elementos fluyen a través del flujo de valor y dónde se pueden realizar cambios para mejorar el proceso colectivo. En otras palabras, en la VSM se trata de reducir los pasos inútiles que obstaculizan la entrega de valor sin diluir al cliente.

A medida que aumenta la demanda y los procesos de desarrollo se vuelven más complejos, es fácil perder de vista al cliente. La VSM vuelve a alinear ese enfoque, identificando los aspectos de los procesos que realmente importan a los clientes. Pone el foco en sus necesidades, sus deseos y sus preocupaciones, y ayuda a crear la ruta más rápida y eficiente para conseguir la satisfacción del cliente.

En esencia, la asignación del flujo de valor actúa como el representante del cliente, asegurándose de que su opinión se escuche en cada paso del desarrollo.

Además, VSM rompe el aislamiento de la información que resulta tan perjudicial. Proporciona una visión unificada de los procesos generales a todos los involucrados, desde líderes empresariales y jefes de departamento hasta miembros del equipo. Cada parte involucrada puede ver su contribución específica, dónde encaja como parte del todo y cómo contribuye a un resultado final valioso y centrado en el cliente. Además, al crear una instantánea global de tus procesos existentes, puedes comparar fácilmente los estados anteriores con los enfoques revisados y evaluar si los cambios han tenido un impacto positivo.

Por último, VSM es una herramienta excepcional para reunir a los principales actores y responsables de la toma de decisiones en una visión compartida. En un periodo de tiempo relativamente corto, puedes alinear equipos y departamentos, obtener la aceptación de los líderes y establecer los objetivos y KPI esenciales.

Aunque la asignación del flujo de valor siempre está orientada al valor centrado en el cliente, puede tener diferentes roles estratégicos. Según los objetivos específicos que una empresa o departamento desee lograr, aplicando la VSM a diferentes niveles e involucrando a diferentes equipos y partes interesadas se pueden obtener beneficios directos en todas las facetas de una empresa. Los ejecutivos y jefes de equipo pueden emplear VSM como una herramienta estratégica para ayudar a aclarar y simplificar las iniciativas de toda la empresa. Al mismo tiempo, los desarrolladores y especialistas se benefician de la VSM, ya que esta proporciona planes más directos y procesos de producción con menor desperdicio, permitiendo así producir sistemáticamente más y mejores productos.

Sin embargo, independientemente de las ventajas que ofrece la asignación del flujo de valor en toda la empresa, al final es el cliente quien más se beneficia. VSM faculta a las organizaciones para proporcionar a sus compradores una mejor calidad a partir de menos recursos, así como para que su trabajo mejore siempre su oferta. Al centrarse en el valor como factor principal, las empresas con VSM cumplen y superan las expectativas del cliente de forma más sistemática.

El producto final de la VSM es esencialmente un diagrama de flujo, pero si acabas de empezar a usar la VSM hay algunas cosas importantes que deberás hacer antes de ponerte a escribir sobre una pizarra. Aquí detallamos los pasos clave de la VSM.

1. Identificar el producto o la familia de productos

Tu primer paso es determinar qué procesos de los productos o de la familia de productos te gustaría gestionar. Ten en cuenta que los equipos nuevos o sin experiencia en VSM pueden requerir cierta formación sobre VSM.

2. Obtener la aprobación de los directivos

La asignación del flujo de valor proporciona beneficios considerables a las empresas en su conjunto. Dicho esto, revisar los procesos establecidos puede ser una tarea difícil, lenta y costosa. Antes de meterte de lleno en el proceso de la VSM, primero deberás asegurarte de que la dirección de la empresa esté conforme y dispuesta a ofrecer su apoyo. Considera la posibilidad de comenzar con una VSM simplificada que demuestre el valor potencial y compartirla con los responsables de la toma de decisiones antes de entrar de lleno en un proceso más complejo.

3. Determinar los problemas que debe abordar el flujo de valor

Identificar los problemas que pueden estar limitando el valor percibido por el cliente es un paso inicial necesario. ¿Cuáles son las inquietudes de tus clientes? ¿Dónde esperan cambios? ¿Qué puede estar provocando su abandono? Tus clientes son los que definen qué pasos de tus procesos son “valiosos”, así que incorpora cualquier dato o análisis relevante disponible que pueda ayudarte a determinar qué cuestiones obstaculizan el camino.

4. Establecer el alcance del proyecto

El flujo de valor abarca todos los pasos involucrados en la producción y entrega de un producto o servicio, pero tu VSM no tiene por qué hacerlo. Tú mismo puedes decidir en qué parte del flujo de valor quieres centrarte. Tómate tu tiempo para determinar el alcance de tu proyecto de VSM y así podrás mantener el enfoque en las áreas que más importan en este momento.

5. Recopilar datos del proceso

Teniendo el alcance de tu proyecto en el punto de mira, revisa los pasos del proceso implicados en la entrega del producto o servicio. Al hacerlo, presta especial atención a los flujos de información y a las actividades del trabajo en sí mismas, cuestionándote si producen valor para el cliente. Evalúa el rendimiento en cada paso y agrega tus datos del proceso a tu mapa de flujo de valor.

6. Evaluar los pasos del proceso

Fíjate en cada paso del proceso. ¿Qué pasos son valiosos y qué pasos podrían obviarse sin que les importara a los clientes? ¿Cuáles crean resultados apreciables de forma sistemática? ¿Cuáles están disponibles cuando son necesarios? ¿Cuáles son capaces de satisfacer las necesidades de los clientes? Y finalmente, ¿qué pasos son lo suficientemente flexibles para usarse en varios productos dentro de una familia de productos?

7. Asignar el movimiento del producto

La forma en que un producto se mueve de un paso a otro puede tener un impacto considerable en la experiencia del usuario final. Asigna los puntos de contacto de comunicación relevantes e identifica las áreas donde los productos y flujos de información se mueven libremente sin demoras perceptibles, así como las áreas donde los niveles de inventario podrían indicar cuellos de botella u otros problemas que afectan negativamente al movimiento del producto.

8. Crear un cronograma

Teniendo en cuenta cada paso del proceso, planifica el proceso y los plazos de ejecución. Recuerda que aunque el valor es el objetivo, lo que estás tratando de encontrar y eliminar es el desperdicio. Calcula y supervisa los niveles de inventario durante todo el proceso, toma nota de las ineficiencias e identifica cualquier desequilibrio entre los tiempos reales de procesamiento y los plazos de ejecución fijados. Esto te dará una idea precisa de qué elementos de tu mapa son los que no aportan valor para que puedas tomar medidas para deshacerte de ellos.

9. Revisar la VSM

En este punto, tu mapa de flujo de valor debería estar básicamente completo. Da un paso atrás y contémplalo con perspectiva. Poder ver cómo se mueven e interaccionan las piezas como un todo hará que puedas distinguir mucho más claramente el desperdicio.

10. Crear una VSM ideal o futura

Una vez identificados claramente los problemas de tus procesos, el último paso es crear un mapa de flujo de valor ideal, libre de desperdicio innecesario y completamente dedicado al valor. Este mapa servirá de objetivo para tu empresa, guiará el trabajo y facilitará la comunicación, y posiblemente se extienda por otros departamentos, así que asegúrate de trabajar al unísono con tus superiores. Tener una VSM ideal que puedas implementar en lugar de procesos existentes es el objetivo final de la asignación del flujo de valor, así que tómate tu tiempo y hazlo bien.

Como se señaló anteriormente, VSM define el desperdicio como todo aquello que no proporciona valor directo al cliente. Estos son varios tipos de desperdicio que la asignación del flujo de valor puede ayudar a identificar y eliminar:

Traslados

Bienes que se trasladan de una ubicación a otra; esto incluye el exceso de movimiento y la doble manipulación.

Resolución de errores

Costes, tiempo y esfuerzo asociados con la identificación y corrección de defectos u otros errores.

Sobreproducción/ritmo más rápido de lo necesario

Producción que supera la demanda. Por lo general, la sobreproducción genera más cambios de los que el cliente puede consumir, y puede afectar negativamente a la productividad, a la calidad y al flujo de producción.

Procesamiento excesivo

Hacer más trabajo o tener más pasos en un producto o servicio de los que necesita el cliente. Esto puede provocar movimientos superfluos, así como mala distribución y comunicación.

Esperas

Productos, personas o equipos que actualmente no participan en el avance del proceso.

Mientras te preparas para comenzar con la asignación del flujo de valor, te recomendamos estas cuatro mejores prácticas que te ayudarán a sacarle el máximo provecho.

Dibuja tu VSM a mano

A medida que creas la VSM, no te preocupes por obtener un resultado visualmente refinado. En lugar de ello, utiliza papel o una pizarra mientras documentas tus pasos e identificas las áreas de desperdicio. Cuando hayas finalizado la VSM y estés listo para crear tu versión ideal, puedes utilizar entonces un software específico para conseguir un resultado que valga la pena compartir con toda la empresa.

Experimenta directamente el flujo de valor

No limites tu asignación del flujo de valor a una sola ubicación. Siempre que sea posible, ves allá donde se estén produciendo los pasos y experimenta por ti mismo la realidad de lo que está pasando. Si no puedes “andar” por todo el flujo de valor sino que te basas en suposiciones e informes de segunda mano, es probable que te pierdas conocimientos vitales.

Haz varios recorridos

Recorrer el flujo de valor no debería ser algo que se hace una sola vez. Un recorrido inicial para hacerse una idea general del flujo, seguido de recorridos más detallados para identificar problemas específicos, ayudan a obtener una imagen más completa. Muchas empresas también opinan que recorrer el flujo en sentido inverso (desde el producto final hasta la producción inicial) proporciona una mejor perspectiva de ciertos problemas.

Plantéate el por qué

En la VSM se trata de mejorar tus procesos. Por tanto, en ningún caso es suficiente con entender simplemente cómo se hace algo; debes preguntarte por qué se hace de una manera determinada. Sigue preguntando por qué hasta que descubras las causas raíz y las intenciones originales detrás de pasos específicos, lo que te permitirá revisarlos, reemplazarlos o eliminarlos si es necesario.

Según Forrester Wave™: Soluciones de gestión del flujo de valor, tercer trimestre del 2020, ServiceNow se encuentra entre los principales proveedores de soluciones de VSM del mundo. Al potenciar las capacidades de una combinación de DevOps e ITBM, utilizar Now Platform y operar de forma coordinada con las áreas de Gobierno, Gestión de operaciones de TI, Gestión de servicios de TI y Riesgos y cumplimiento, la VSM de ServiceNow proporciona a las empresas varios beneficios clave, entre los que se incluyen los siguientes:

  • Automatización de la creación, el rastreo y la aprobación de cambios para una innovación más rápida sin menoscabo de la calidad.
  • Integración automática con la cadena de herramientas de DevOps para crear una pista de auditoría de un extremo a otro con el fin de reducir el riesgo.
  • Ampliación de las ventajas de Now Platform en los distintos procesos de desarrollo e implementación de software para simplificar y escalar las DevOps empresariales.

Los clientes deben ser el foco de atención de toda empresa, y el valor es el foco principal de casi todos los clientes. Convierte tú también el valor en el punto central de tu empresa con VSM de ServiceNow.

 

Profundiza en ITBM de ServiceNow

Impulsa el valor con una estrategia empresarial y de TI alineada mediante nuestra solución escalable ITBM.