¿Qué es el mantenimiento preventivo?

El mantenimiento preventivo (también denominado mantenimiento planificado) describe el mantenimiento diseñado para evitar que se produzcan fallos en el equipo y tiempos de inactividad no planificados.

Los equipos, la maquinaria, el hardware y las herramientas suelen estar diseñados para proporcionar una vida útil lo más prolongada posible. Lamentablemente, en algún momento, el deterioro habitual, fruto del uso continuado, hará que el equipo sea menos eficiente, menos eficaz y que, finalmente, se desgaste por completo. Sin embargo, aunque no hay ninguna máquina que pueda funcionar para siempre, hay ciertas medidas que los propietarios de los equipos pueden aplicar para garantizar la mayor funcionalidad posible del hardware esencial.

Con un mantenimiento preventivo, habitual y exhaustivo, los equipos pueden seguir funcionando de manera eficaz después de su vida útil prevista.

El mantenimiento preventivo es un término que incluye cualquier tarea asociada al mantenimiento del equipo. Estas tareas suelen clasificarse en, al menos, una de las categorías siguientes:

Inspecciones

Las inspecciones de mantenimiento preventivo analizan con detalle la maquinaria en su totalidad, comprobando las distintas áreas y probando los equipos para identificar cualquier problema que deba solucionarse. Después, estos problemas pasan a ser órdenes de trabajo que un equipo de reparación debe llevar a cabo. En ocasiones, las inspecciones también incluyen reparaciones menores, calibraciones o ajustes, lo que se conoce como mantenimiento preventivo orientado a tareas, para reducir el volumen de trabajo de la reparación que se realizará más tarde.

Tareas obligatorias y no obligatorias

Como su nombre indica, las tareas obligatorias son aquellas responsabilidades de mantenimiento preventivo que deben realizarse en intervalos regulares y predeterminados. Suelen consistir en comprobaciones de seguridad y cumplimiento. Las tareas no obligatorias son igual de importantes, pero más flexibles en términos de programación, ya que suelen ser menos críticas que el mantenimiento obligatorio y, por lo tanto, pueden retrasarse sin suponer penalizaciones o fallos en el equipo. A la hora de crear una lista de verificación de mantenimiento preventivo, puede ser eficaz clasificar las tareas como obligatorias o no obligatorias.

Tareas piramidales y no piramidales

En ocasiones, las tareas de mantenimiento programadas no se completarán dentro del plazo de tiempo definido. La tarea piramidal es aquella que actualiza los plazos para tomar nota de la cancelación de una tarea de mantenimiento preventivo anterior y no cumplida, y reasigna la fecha de vencimiento para que coincida con el próximo mantenimiento programado. La tarea actualizada incluirá una explicación sobre la tarea que no se ha realizado, así como una anotación sobre la fecha de vencimiento original. La tarea no piramidal elimina parte de la documentación, cancela la fecha perdida y reprograma la tarea sin crear notas explicativas.

En ocasiones, el mantenimiento preventivo puede parecer innecesario y lento; al fin y al cabo, si algo no se ha roto, ¿por qué arreglarlo? Pero la verdad es que llevar a cabo tareas de mantenimiento esencial planificadas ofrece una serie de ventajas que van más allá de la tranquilidad.

Aumenta la vida útil del equipo

El mantenimiento preventivo ayuda a garantizar que los problemas pequeños no se conviertan en problemas importantes, ya que te da la oportunidad de identificar y corregir posibles problemas, así como de mantener en funcionamiento el hardware más valioso durante más tiempo.

Reduce la inactividad

Al programar previamente las tareas pequeñas de mantenimiento, las empresas pueden minimizar el tiempo de inactividad de los equipos. Además, con el mantenimiento preventivo pueden programar los momentos en los que el equipo estará fuera de servicio a causa de las tareas de mantenimiento, en lugar de tener que responder inmediatamente a fallos inesperados y que tardarán más tiempo en resolverse.

Mantiene los acuerdos de nivel de servicio

Los acuerdos de nivel de servicio (SLA) definen el nivel de servicio que se espera de un proveedor de equipos. El mantenimiento preventivo puede incluirse en estos contratos, y el incumplimiento de las tareas definidas puede dar lugar a penalizaciones monetarias o de otro tipo.

Aumenta la visibilidad sobre los activos

El mantenimiento regular proporciona a las empresas una mejor perspectiva de la maquinaria y de cómo se utiliza, lo que puede incluir el historial de servicio del activo y muchas métricas importantes.

Mejora la seguridad

Si no se llevan a cabo tareas de mantenimiento sobre la maquinaria, no solo el equipo en cuestión será el que esté en riesgo. Un hardware con problemas puede convertirse fácilmente en un peligro en el lugar de trabajo y causar lesiones a los operadores u otros empleados. El mantenimiento preventivo ayuda a reducir estos peligros.

Garantiza el cumplimiento

Las normas ayudan a garantizar que los equipos funcionen de acuerdo con los requisitos preestablecidos en materia de seguridad, sostenibilidad ambiental y mucho más. El mantenimiento preventivo regular garantiza que estos estándares se cumplan continuamente, dando la posibilidad a las empresas de realizar pequeños ajustes o abordar problemas importantes que pueden provocar el incumplimiento.

Aumenta la productividad

Es mucho más probable que las máquinas que reciben un buen mantenimiento funcionen de manera eficiente, lo que genera un mayor retorno de la inversión. Al mismo tiempo, la reducción del tiempo de inactividad del equipo significa una mayor productividad de los empleados que dependen del hardware funcional para realizar sus trabajos.

Reduce el consumo de energía

La maquinaria no sometida a tareas de mantenimiento suele ser menos eficiente en cuanto al consumo de energía. El mantenimiento planificado garantiza que el equipo funcione al máximo rendimiento por más tiempo, lo que reduce el uso de energía, el coste asociado y el impacto ambiental.

Rebaja los costes

El tiempo de inactividad puede costar mucho dinero a las empresas, tanto si está relacionado con SLA o incumplimientos, como si supone una reducción de la productividad de la máquina y el empleado o un aumento del consumo de energía. El mantenimiento preventivo puede reducir o eliminar muchos de estos costes, lo que se traduce en una mayor rentabilidad general.

Lo más seguro es que cada equipo necesite su propio programa de mantenimiento preventivo, sin embargo, saber establecer ese programa puede ser difícil. Los requisitos variarán de un equipo a otro, así como las operaciones que cada uno ejecuta.

Las empresas deben establecer sus tareas de mantenimiento preventivo en función de los estándares establecidos del sector, teniendo en cuenta todas las circunstancias que puedan ser únicas para su negocio. Además, la mayoría de los proveedores de equipos proporcionarán sus propias recomendaciones de mantenimiento. Algunas empresas optarán por adoptar un enfoque aún más precavido, aumentando la frecuencia de las tareas de mantenimiento preventivo más allá de los estándares preestablecidos.

Aunque el mantenimiento preventivo es una cuestión esencial, trae consigo ciertos desafíos y desventajas.

Programación

Programar tareas de mantenimiento regulares para los equipos esenciales es una tarea que requiere invertir tiempo y esfuerzo, ya que no solo consiste en anotar tareas en un calendario. Para la mayoría de empresas, significa organizar diversas órdenes de mantenimiento para tener en cuenta las dependencias, garantizar que ninguna tarea se pasa por alto y reducir al máximo el tiempo de inactividad. Conseguir todo esto puede ser muy complejo si no se dispone de una herramienta de planificación del mantenimiento.

Demostrar el cumplimiento

Cuando hay muchas tareas de mantenimiento diferentes que cumplir, puede ser fácil olvidarse de documentar correctamente las órdenes completadas. Sin embargo, la documentación existe para demostrar el cumplimiento y garantizar que el mantenimiento se ha realizado correctamente y en el momento oportuno. Las soluciones de planificación de mantenimiento pueden ayudar a recopilar la documentación correcta de todas las tareas completadas.

Recopilar datos fiables

El primer paso para mejorar la productividad y la eficiencia es poder capturar una imagen precisa de cómo funciona el equipo. Las herramientas de planificación de mantenimiento pueden recopilar datos vitales y fiables basados en métricas establecidas, de modo que las empresas puedan trabajar para mejorar la eficiencia de su maquinaria.

Equilibrar tareas

Una cosa es saber las tareas que tienen que completarse, y otra muy distinta es saber cuánto tiempo hay que asignar a cada tarea. Con la planificación del mantenimiento, las empresas obtienen una imagen clara de todo el conjunto de responsabilidades de mantenimiento preventivo, lo que permite equilibrar mejor las tareas.

La planificación del mantenimiento aborda los retos inherentes a la programación y el cumplimiento de las tareas de mantenimiento preventivo. El proceso de planificación del mantenimiento consta de cinco pasos clave:

Definir objetivos y prioridades

Tener objetivos y prioridades predeterminados ayuda a garantizar que las tareas de mantenimiento se prioricen correctamente, lo que favorece una asignación de recursos más eficaz. A medida que las empresas crecen o las condiciones cambian, es posible que deban volver a evaluar y reajustar la priorización para adaptarse a los nuevos objetivos.

Enumerar los activos y las tareas

El siguiente paso es realizar un inventario completo de todas las máquinas, clasificadas en familias específicas de equipos. Esta lista debe incluir los términos de garantía pertinentes, las recomendaciones de mantenimiento, los datos operativos disponibles, el historial de mantenimiento y reparación, y los requisitos legales.

Gestionar prioridades y recursos

Con objetivos claramente definidos, y activos y tareas completamente clasificados, es momento de priorizar las tareas según su importancia y la disponibilidad de recursos. Debes tener en cuenta lo que hay que hacer y los recursos que tienes para ello.

Definir los indicadores de rendimiento

Con el plan casi completo, el paso final es establecer KPI para medir su éxito. Aunque las métricas clave pueden variar según el sector y el equipo, los indicadores de rendimiento más frecuentes suelen ser el porcentaje de mantenimiento completado, los niveles de cumplimiento, la eficiencia del equipo, el tiempo promedio entre fallos del equipo, los costes totales de mantenimiento y el retorno de la inversión.

Revisar y mejorar

Un plan de mantenimiento no solo debe describir lo que se debe hacer y cuándo se debe hacer, también debe identificar las áreas que se deben mejorar. La revisión del plan revela las áreas en las que las tareas de mantenimiento pueden ser menos necesarias, las áreas en las que se podrían haber evitado averías y los equipos que podrían necesitar un mayor mantenimiento en el futuro. De este modo, la planificación del mantenimiento será más eficaz con el tiempo.

Se estima que los fallos no previstos de equipos y las consiguientes reparaciones pueden ser hasta nueve veces más costosas que planificar y llevar a cabo las tareas de mantenimiento preventivo. Sin embargo, hacer malabares con las distintas tareas de mantenimiento preventivo para reducir el tiempo de inactividad y conseguir una productividad óptima puede ser una tarea extremadamente compleja. Field Service Management de ServiceNow simplifica todo el proceso de mantenimiento preventivo.

Field Service Management de ServiceNow incluye la aplicación Planned Maintenance, diseñada para aprovechar al máximo los programas de mantenimiento sin generar confusión. Los planes de mantenimiento maestros detallan las condiciones, los programas y los registros esenciales para que puedas tener una visión clara de lo que se ha completado, lo que se debe completar y el impacto que tiene en la empresa. Los programas también pueden automatizarse para que se activen en función de los eventos o las condiciones relacionados.

Además, Field Service Management ofrece la posibilidad de crear plantillas de órdenes de trabajo con las que se pueden crear automáticamente tareas, dependencias de habilidades y requisitos de piezas. Estas plantillas se pueden personalizar de un modo muy sencillo para adaptarse a necesidades específicas.

El mantenimiento preventivo es esencial para asegurar la disponibilidad y el rendimiento óptimo del equipo. Del mismo modo, la planificación del mantenimiento es clave para garantizar que las tareas de mantenimiento preventivo se llevan a cabo correctamente, a tiempo y en función de los objetivos y prioridades establecidos. Con Field Service Management de ServiceNow, las empresas pueden crear y completar fácilmente sus planes de mantenimiento para sacar el máximo partido a su equipo.

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