Employee Document Management

Gestiona fácilmente archivos sin papeles de empleados y establece reglas de retención para respaldar las normativas legales y corporativas con Employee Document Management de ServiceNow®. Mejora la eficiencia y el cumplimiento gracias al soporte integrado para la depuración y la retención legal de archivos de manera automatizada, e incrementa la seguridad y la confidencialidad mediante el establecimiento de permisos para el acceso a documentos que permiten recuperar archivos en un momento.

Ventajas

Aumenta la eficiencia y mejora el autoservicio para garantizar la productividad, la seguridad y el cumplimiento.

Controla el acceso con la facilidad que proporciona una única solución mediante la protección de todos los documentos en función de las propiedades de estos y de los empleados.

Mueve automáticamente documentos relacionados con casos de los casos de HR Service Delivery al archivo de un empleado.

Aspectos destacados de la aplicación

Configura políticas de documentos para retención y purga, acceso de seguridad y retención legal.

Un ejemplo de una página de lista de tipos de documentos

Configura políticas de documentos para retención y purga, acceso de seguridad y retención legal.

Permite a los empleados acceder a algunos o a todos los documentos asociados a su perfil de empleado.

Un ejemplo de una página de perfil

Permite a los empleados acceder a algunos o a todos los documentos asociados a su perfil de empleado.

Establece la retención legal como obligatoria en función de un tipo de documento o persona.

Un ejemplo de la página de archivos vistos recientemente con retenciones legales

Establece la retención legal como obligatoria en función de un tipo de documento o persona.

Características

Todo
  • Políticas de retención

    Especifica la duración del periodo de retención para cada tipo de documento. Establece varias políticas de retención con condiciones según el tipo de documento para garantizar diferentes atributos de usuario, como la ubicación geográfica.

  • Retención legal

    Aplica una retención legal a un tipo de documento o empleado para suspender automáticamente la política de retención del documento correspondiente.  Un registro de documento en estado de retención legal no se puede actualizar ni depurar.

  • Acceso de empleados

    El acceso de empleados a los documentos se puede habilitar según el tipo de documento. Si lo habilitas, los empleados podrán acceder con facilidad a los documentos correspondientes desde su perfil. Podrán verlos y descargarlos según lo necesiten, sin necesidad de ponerse en contacto con RR. HH.

  • Políticas de seguridad

    Configura con facilidad el acceso de lectura y escritura a documentos según el tipo de los mismos para controlar el acceso. Las políticas de seguridad pueden controlar la aprobación de depuraciones y establecer grupos de usuarios que deban autenticar documentos de depuración.

  • Carga masiva de documentos

    Importa documentos en masa procedentes de soluciones en la nube de terceros o de sistemas de archivos locales.

  • Pista de auditoría

    Consulta una auditoría completa de cada documento de empleado, desde su creación o carga en el sistema hasta el momento en el que se realiza su depuración.

Recursos

Employee Document Management forma parte de HR Service Delivery

Gracias

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