¿Qué es la incorporación de empleados?

La incorporación de empleados describe los procesos destinados a integrar al nuevo personal en una empresa y su cultura, y a proporcionarle formación, herramientas y documentación.

Entre los procesos de negocio, el de incorporación de empleados es único y, al mismo tiempo, prácticamente universal. Casi todas las empresas de cualquier sector integran algún tipo de proceso de incorporación. Sin embargo, y como es natural, en cada una de ellas este proceso presenta unas características propias. Lo que sí es común a todas es la importancia de tener un proceso de incorporación eficaz que agilice la integración del nuevo empleado en la cultura y valores de la empresa, y que le permita convertirse rápidamente en un miembro productivo.

Dejando aparte los procesos de contratación y entrevistas, la incorporación constituye básicamente el primer contacto que el nuevo empleado tiene con la empresa. Es, ante todo, su primera interacción ya en calidad de empleado.

La primera impresión resulta fundamental: si la experiencia no está a la altura de las expectativas o si el proceso de incorporación es confuso y desorganizado o no sigue un plan ni un procedimiento formalizados, esto puede influir negativamente durante todo el tiempo de empleo. Por el contrario, un proceso de incorporación eficaz ayudará al nuevo empleado a arraigarse en su trabajo, a comprender la cultura de la empresa y adoptarla, a establecer relaciones beneficiosas, así como también a esclarecer sus objetivos y expectativas.

Por último, un proceso de incorporación optimizado puede contribuir a aliviar el trabajo de RR. HH. y descargar así este importante departamento para que pueda dedicar más tiempo a otras tareas.

No existe un proceso único y estandarizado aplicable a empresas de todos los sectores y mercados; por el contrario, cada empresa tiene que diseñar un proceso de incorporación que responda tanto a sus propias necesidades como a las de los nuevos empleados. Sin embargo, el proceso suele seguir un curso generalizado que incluye las siguientes etapas:

Aceptación de la oferta

El proceso de incorporación comienza precisamente donde termina el proceso de contratación, en el momento en el que el empleado en ciernes acepta formalmente la oferta de empleo. Ahora, una vez que el nuevo empleado se ha comprometido a unirse a tu equipo, el responsable de contratación debe notificarlo al departamento de RR. HH., fijar con el empleado una fecha de inicio y hacerle llegar una carta de oferta para que la firme y la remita a la empresa.

A continuación, el departamento de RR. HH. debe encargarse de garantizar que el nuevo empleado reciba todos los formularios y la documentación relevantes donde se expliquen las condiciones del empleo.

Representación gráfica del proceso de incorporación de empleados.

Preincoporación: preparación para la incorporación

Las organizaciones a menudo tienen que hacer frente a una serie de dificultades cuando incorporan a nuevos empleados. Especialmente, el anhelo de los empleados de sentirse bien acogidos y seguros, así como de estar rápidamente en condiciones de ser productivos puede verse frustrado por una experiencia de incorporación incoherente. Para garantizar una incorporación eficaz, RR. HH. debería trabajar en la creación de plantillas basadas en roles junto con los equipos de formación y desarrollo, los jefes de departamento y otras partes interesadas. A partir de estas plantillas, los directivos podrán más tarde diseñar planes de incorporación específicos para los empleados.

Primer día: bienvenida al nuevo empleado y orientación

Es responsabilidad tuya garantizar que, desde el primer día, el empleado tenga acceso al equipo, las herramientas y los recursos que necesite para poder desempeñar su trabajo. Prepárale un espacio de trabajo, encarga todo el hardware necesario y autorízale a utilizar el software esencial de la empresa. Asimismo, el personal que teletrabaje, que no esté vinculado a un lugar de trabajo físico, deberá tener garantizado el acceso y disponibilidad de software antes de empezar a trabajar.

El supervisor directo o el jefe debería enviar un correo electrónico a toda la empresa para presentar y dar la bienvenida públicamente al nuevo empleado. También se debería designar a una persona para recibirlo cuando llegue a la oficina, hacerle una visita guiada y presentarlo a los miembros de su equipo y a los líderes de la organización. Saludar al nuevo empleado y darle a conocer las instalaciones, los miembros del equipo y los recursos es importante incluso en entornos de trabajo híbridos o remotos. Un vídeo de formación, un tutorial en línea o incluso una simple videollamada de presentación pueden contribuir en gran medida a que el personal en teletrabajo se sienta bienvenido e integrado.

RR. HH. debería celebrar una reunión de orientación para exponer los valores y objetivos de la empresa y abordar asuntos importantes. Inscribe al empleado en los programas de formación necesarios e inclúyelo en las reuniones periódicas. Establece un calendario para el seguimiento trimestral de su rendimiento.

Primera semana: presentación de la empresa, la plantilla y la función

Una vez realizada la mayoría de las tareas importantes de presentación y orientación en el primer o en los dos primeros días, el resto de la semana se puede dedicar a ayudar al nuevo empleado a familiarizarse con su función y con la empresa. Tras aproximadamente la primera semana de trabajo, el jefe del empleado debería planear una reunión con él para conocer su opinión, comentarios o preguntas.

En este momento, RR. HH. debería verificar si el empleado ha recibido y cumplimentado todos los formularios y la documentación necesarios, y si tiene acceso a todos los recursos que necesita para desempeñar su trabajo de manera productiva.

Primer mes: capacitación y formación continuas

A medida que el empleado se va familiarizando con su función dentro de la empresa y desarrolla una rutina de trabajo, la dirección debería ser ahora capaz de evaluar la calidad del trabajo desempeñado. Programa una reunión con el empleado para abordar las métricas de rendimiento relevantes, proporcionar comentarios, tratar asuntos y responder a las dudas que el empleado pueda tener.

En este estadio es importante establecer ya un hábito de mejora continua. En lugar de permitir que el empleado se sienta demasiado cómodo con su tarea cuando ya se haya familiarizado con ella, estimúlalo para que siga evolucionando. Inscríbelo en cursos de formación más avanzados cuando sea posible y apropiado, y apóyalo en la búsqueda de oportunidades de capacitación relevantes para el trabajo.

Tercer mes: seguimiento del rendimiento y comentarios

Después de tres meses, el empleado debería sentirse relativamente cómodo con sus tareas, comprender sus métricas de rendimiento, estar familiarizado con la cultura y los valores de la empresa y saber cómo trabajar con sus jefes y miembros directos del equipo. Llegado este momento, muchas organizaciones consideran que el proceso de incorporación ha llegado a su fin.

Para marcar este hito, programa una reunión con el empleado a fin de hacer un seguimiento de su progreso y obtener más comentarios. Tras el proceso de incorporación, es probable que el empleado aporte conocimientos valiosos que te ayuden a afinar y mejorar el proceso para futuros empleados. Algunas organizaciones optan por fijar una sesión de recapitulación y revisión a los seis meses para concluir el proceso de incorporación.

Teletrabajo

Es también conveniente señalar que la incorporación es tan importante para los empleados remotos como para los presenciales. En el caso de aquellos que no trabajan en la oficina, asegúrate de que se les ha enviado el hardware necesario y organiza videoconferencias para tratar asuntos importantes, alinear objetivos y realizar presentaciones con jefes y miembros del equipo. Durante los primeros días de trabajo del nuevo empleado en la empresa, asegúrate de que haya alguien en línea y disponible para responder a las preguntas que le vayan surgiendo.

El trabajo remoto entraña una serie de posibles inconvenientes, especialmente en lo relativo a aspectos sociales e interpersonales de la cultura de la empresa. Los directivos, RR. HH. y los miembros del equipo probablemente tendrán que hacer un esfuerzo adicional para garantizar que el nuevo empleado se sienta parte del equipo.

Básicamente, una incorporación eficaz no es ni más ni menos que una estrategia para establecer el marco que le posibilite al empleado una experiencia positiva, beneficiosa y duradera. Aunque así descrito puede parecer sencillo, en realidad se trata de un complejo proceso integrado que requiere la colaboración de toda la empresa. Concretamente, los departamentos de TI y RR. HH. tienen que trabajar conjuntamente para garantizar que el proceso de incorporación le proporcione a cada nuevo empleado todo lo necesario para poder establecerse como miembro productivo del equipo.

A continuación se indican cinco pasos para favorecer una colaboración positiva entre TI y RR. HH. con miras al proceso de incorporación de empleados:

Estructurar equipos de trabajo nuevos

Las estrategias de éxito en el lugar de trabajo requieren un cambio cultural entre TI, RR. HH. y servicios. Lo ideal sería que definieses nuevas habilidades y talento, además de estructurar los equipos para fomentar el intercambio de ideas y optimizar los flujos de trabajo entre equipos.

Necesitarás potenciar el rendimiento, el talento y las responsabilidades en los servicios compartidos. Las organizaciones están rediseñando modelos de prestación de servicios descentralizados para fomentar mejores relaciones laborales y alinear objetivos de experiencia. El alcance de la “capacitación del personal” está evolucionando más allá de las actividades de operación rutinarias.

La transformación del lugar de trabajo es el resultado de la combinación de tecnología, talento y cambio. Las empresas deben formar y capacitar a un equipo que supervise la tecnología para poder implementar con éxito nuevas tecnologías. En TI se están integrando sistemáticamente equipos de ciencia de datos y otros equipos con habilidades más amplias para centrarse no solo en la interfaz de usuario, sino también en cómo la tecnología hace sentirse a las personas. Poniendo el foco en la estructuración, en el software móvil de RR. HH., en las aplicaciones y en los sistemas se crea un elemento conector en el lugar de trabajo y, con ello, se optimiza la experiencia de incorporación de empleados.

Realizar inversiones conjuntas en tecnología desde el principio

Las empresas están adoptando gradualmente soluciones basadas en la nube, además de otras tecnologías, para ofrecer sistemas digitales de nivel empresarial. TI y RR. HH. tendrán cada vez más importancia a la hora de garantizar que las tecnologías no solo aborden cuestiones de la empresa, sino que también respondan a las expectativas de los empleados durante el proceso de incorporación.

Utilizar una única plataforma de experiencia digital

La incorporación puede ser un proceso difícil y confuso para los nuevos empleados. No quieren que parezca que no entienden o que necesitan ayuda y, por ello, a veces dudarán en hacer preguntas a sus jefes o a miembros del equipo.

Las opciones de autoservicio para empleados, en forma de una plataforma unificada de experiencia digital, pueden proporcionar soluciones homogéneas y de fácil acceso a preguntas habituales de los empleados. Esto supone una serie de ventajas en comparación con el uso de sitios web, líneas directas, portales u otros canales dispares entre sí en los que los nuevos empleados han buscado tradicionalmente ayuda. De esta forma, se logra una experiencia más uniforme de RR. HH. y se proporciona a los empleados una única ubicación para encontrar la solución a sus necesidades.

Llevar la experiencia de usuario final más allá de la automatización de las tareas y el diseño

La automatización constituye un factor fundamental para mejorar la experiencia de incorporación, optimizar la precisión de datos, aumentar la eficiencia, establecer flujos de trabajo básicos y reducir los errores. Sin embargo, la automatización de tareas y la resolución de consultas individuales no son los únicos elementos para transformar la experiencia de incorporación de empleados.

Posiblemente el periodo de incorporación sea la etapa que más influencia ejerce durante la estancia del empleado en la empresa. RR. HH. y TI pueden aunarse para redefinir esta fase de gran impacto durante la incorporación a fin de posibilitar un proceso positivo, centrado en la experiencia del empleado y respaldado por la automatización, entre otras tecnologías relevantes.

Mejorar a medida que se avanza

Ningún empleado nuevo domina desde el primer día todos los aspectos o responsabilidades de su puesto, sino que va aprendiendo a medida que avanza y va mejorando a medida que aprende. Del mismo modo, la colaboración entre RR. HH. y TI para optimizar la incorporación de empleados debe ser un proceso continuo e iterativo.

A fin de garantizar una evolución positiva, establece canales de comentarios donde los empleados nuevos y antiguos puedan compartir sus dudas y ofrecer sugerencias. Desde sencillas encuestas de opinión hasta foros activos, estas opciones contribuyen a aportarte los conocimientos necesarios para optimizar la experiencia de incorporación.

La incorporación no tiene por qué ser un proceso difícil. A continuación se indican varias empresas que han creado soluciones de incorporación eficaces:

Asurion

Asurion brinda potencial tecnológico a más de 300 millones de personas en todo el mundo a través de una serie de servicios altamente valorados. Opera en un mercado laboral enormemente competitivo. Para atraer y retener talentos, tiene que invertir en excelentes equipos de selección de personal y esmerarse en destacar la importancia de ofrecer una experiencia excelente a los nuevos empleados a lo largo del proceso de incorporación.

Asurion eligió ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions para responder a estas necesidades. Nosotros le proporcionamos un centro de servicio para los empleados centralizado, que ofrece a los responsables de contratación listas de comprobación intuitivas para el proceso de incorporación, ayuda a gestionar y asignar tareas, y distribuye contenido específico para los nuevos empleados. A su vez, estos últimos pueden acceder a las opciones de autoservicio para empleados y encontrar allí soluciones a problemas habituales.

Schneider Electric

Schneider Electric, líder en gestión de energía, se encontró con el problema de haber planificado diferentes iniciativas para transformar la prestación de servicio de atención al cliente. RR. HH. y TI estaban proporcionando experiencias diferentes porque se estaban utilizando distintos números de teléfono de soporte de atención al cliente y un sistema de tickets obsoleto con opciones de actualización limitadas.

Gracias al trabajo con ServiceNow, Schneider Electric disfruta ahora de una gestión de servicios de TI moderna y proporciona una experiencia similar a la del cliente a los 133 000 empleados de la empresa. Con una sola plataforma de experiencia de los empleados unificada, los nuevos empleados de cualquier departamento tienen acceso inmediato a los recursos básicos que necesitan para hacer bien su trabajo.

ServiceNow

Nuestro propio equipo de RR. HH. utiliza la solución ServiceNow HR Service Delivery. Queremos proporcionar a nuestros empleados una gran experiencia, ya que sabemos que una incorporación positiva crea un fuerte vínculo entre los empleados y la empresa. Con ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions hemos pasado del trabajo manual a sistemas automatizados y esto nos ha permitido acelerar y agilizar nuestros procesos de incorporación.

Ahora, la incorporación no solo es más eficiente, sino también más rápida. El proceso se ha visto reducido de tres días a unas pocas horas, de modo que los nuevos empleados obtienen de inmediato lo que necesitan. Así no tardan en superar los nervios del primer día y se convierten rápidamente en colaboradores expertos y seguros de sí mismos.

ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions supone un plan eficaz para integrar a los nuevos empleados en tu organización. Algunas de las ventajas de Enterprise Onboarding son:

  1. mejora de la experiencia de los empleados;
  2. aumento en la productividad de toda la empresa;
  3. diseño para los momentos que importan;
  4. contenido específico.

Obtén aquí más información sobre ServiceNow Enterprise Onboarding and Transitions y ayuda a tus empleados más recientes a ponerse directamente manos a la obra.

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