¿Qué es el autoservicio para empleados (ESS)?

El autoservicio para empleados (ESS) es una tecnología que permite que los empleados gestionen una serie de recursos humanos y tareas administrativas por su cuenta.

Las empresas eficaces se construyen sobre la base de plantillas especializadas y con talento. Pero dar respaldo a esas plantillas requiere una administración significativa. Los departamentos de recursos humanos en concreto se enfrentan a una necesidad cada vez mayor de mejorar la eficiencia y la precisión. Abordar los beneficios de la nómina, lidiar con grandes cantidades de papeleo que es esencial, pero que consume mucho tiempo y gestionar los datos de los empleados tienden a monopolizar la mayor parte del tiempo del departamento de RR. HH., lo que impide que estos departamentos se conviertan en verdaderos activos estratégicos para sus empresas.

El autoservicio para empleados está diseñado para aliviar gran parte de esta carga, mediante la digitalización y automatización de tareas importantes. Al mismo tiempo, el ESS proporciona a los empleados un control más directo sobre sus propios datos.

Generalmente, el ESS está disponible para los empleados a través de la intranet o el portal de su empresa. Estas plataformas en línea de interacción de los empleados proporcionan un fácil acceso a bases de conocimientos que permiten búsquedas y aplicaciones web interactivas, las cuales, a menudo, combinan sistemas automatizados y opciones avanzadas de soporte al usuario. Algunos portales de empleados también incluyen

foros o herramientas de debate al estilo de las redes sociales donde los empleados pueden reunirse para analizar problemas, responder las preguntas de los demás y elaborar posibles soluciones a los problemas.

Como se mencionó anteriormente, el ESS es una solución para los problemas a los que se enfrentan tanto los departamentos de RR. HH. como las plantillas a las que atienden. Por un lado, el ESS facilita y hace más eficaz el trabajo de RR. HH. Por otro, proporciona a los empleados una mejor visibilidad y una mayor autoridad sobre cómo se administran sus datos de RR. HH. Como parte de las estrategias más amplias de compromiso de los empleados, estos factores ayudan a optimizar todo el proceso de los RR. HH. y a mejorar la experiencia de los empleados, lo que crea una organización más eficiente, productiva y rentable.

El ESS no está diseñado para suplantar a un equipo de RR. HH. experimentado; existe para liberar a RR. HH. de ciertas tareas repetitivas y para permitir a los empleados el acceso directo a la información y funcionalidades de RR. HH. Esto crea una serie de ventajas para las organizaciones que utilizan ESS:

  • Reducción de costes
    Tradicionalmente, la mayor parte del tiempo de los equipos de RR. HH. se ha dedicado a responder las preguntas de los empleados y a procesar su información. El ESS asume muchas de estas responsabilidades, liberando así al departamento de RR. HH. Esto no solo permite que los departamentos de RR. HH. se conviertan más bien en un socio estratégico y se centren en otras tareas importantes, sino que también reduce la necesidad de contratar y formar a representantes de RR. HH. adicionales.
  • Mejora en la gestión del tiempo libre
    Los sistemas de ESS eficaces automatizan muchos aspectos del proceso de aprobación de solicitudes de días libres. Los empleados pueden trabajar dentro del sistema para realizar un seguimiento de las horas libres pagadas y enviar solicitudes, que luego se envían automáticamente a través de los canales de aprobación adecuados. Además, los gestores pueden utilizar el ESS para realizar un seguimiento de los días de ausencia por enfermedad, identificar las tendencias temporales y mejorar la forma en la que planifican las ausencias de los empleados.
  • Gestión de gastos más precisa
    El ESS optimiza el proceso de generación de informes de gastos, con un acceso simplificado de los empleados a la aprobación y el reembolso automatizados. El portal para empleados también les permite gestionar los gastos desde cualquier dispositivo con Internet, para una gestión eficaz de los gastos, incluso mientras viajan.
  • Gestión más sencilla de los beneficios
    El ESS permite que los usuarios autorizados realicen un seguimiento y supervisen toda la información relevante sobre los beneficios de los empleados. Esto no solo incluye detalles de cobertura, historial de pagos y contribuciones del empleador y del empleado; también proporciona una ubicación central donde los empleados pueden revisar los estados de cuentas, hacer un seguimiento de la idoneidad y la participación e inscribirse en programas de beneficios.
  • Aumento de la autonomía de los empleados
    Los portales personalizados de los empleados y otras soluciones de ESS dan el control a los empleados. El ESS, empoderador y cómodo, crea una plantilla informada y comprometida que es capaz de asumir una mayor responsabilidad por su propia gestión de los RR. HH.
  • Mejora del cumplimiento
    Las empresas que no cumplen con EEO, FMLA, OSHA y otras leyes y normativas gubernamentales se enfrentan a sanciones graves. Las plataformas de autoservicio para empleados garantizan la precisión y la responsabilidad en la elaboración de informes de cumplimiento. También pueden automatizar los informes, colocar la información de cumplimiento en el formato correcto e informar a los usuarios sobre cualquier actualización legislativa.
  • Acceso más claro a la información
    Con una sola base de datos central para la información de RR. HH., los empleados de todos los niveles sabrán exactamente adónde ir para encontrar respuestas a preguntas, procedimientos aprobados y documentos vitales.
  • Análisis fiables
    Los sistemas de ESS hacen un seguimiento y recopilan grandes cantidades de datos de uso. Los programas de análisis integrados permiten que los directores evalúen la eficacia de las campañas e iniciativas y que incorporen información de RR. HH. fiable en decisiones futuras.
Beneficios del autoservicio para empleados

El ESS es una categoría amplia de gestión de RR. HH., con muchos tipos diferentes de sistemas que atienden a una amplia gama de sectores. Aun así, los sistemas más eficaces tienden a compartir ciertas funciones, entre ellas las siguientes:

Publicación y entrega de contenido de empleados

Las organizaciones pueden utilizar sistemas de ESS para crear, programar y compartir contenido importante con departamentos y empleados a través de varios canales. Esto incluye correos electrónicos masivos, anuncios, enlaces y otro contenido para su distribución a toda la plantilla. Los destinatarios se pueden filtrar según una variedad de criterios, como el cargo y la ubicación.

Responsabilidades y tareas de empleados

Las páginas de tareas por hacer dentro de un ESS muestran, de un solo vistazo, todas las tareas actualmente asignadas a cualquier empleado específico. Esto incluye las condiciones que se deben cumplir para que la tarea se marque como finalizada. Los empleados pueden distribuir y organizar sus próximas tareas, así como aplicar filtros para mostrar tareas específicas.

Solicitudes de empleados

Los empleados y gerentes pueden ver fácilmente las solicitudes abiertas, revisar las solicitudes pasadas y verificar el estado de solicitudes específicas y actuales, todo desde una sola página.

Base de conocimientos

Una base de conocimientos de los empleados es una base de datos que permite la búsqueda de información útil y relevante para RR. HH. Los empleados pueden encontrar rápidamente respuestas a preguntas comunes, así como enlaces a herramientas importantes, formularios, etc.

Información organizativa

Con un organigrama de ESS, los empleados pueden ver la estructura de su empresa, lo que incluye los empleados, los cargos, las responsabilidades y mucho más.

Chat en vivo de empleados

Las opciones de chat en vivo en la plataforma de ESS permiten que los empleados interactúen con agentes de soporte en vivo en tiempo real. Basta con que los empleados seleccionen un tema de conversación de una lista de categorías proporcionadas.

Foros de empleados

Los enlaces a los foros de empleados es un lugar dentro del sistema de ESS donde pueden interactuar, paticipar, colaborar y elaborar soluciones para problemas.

Por lo general, los sistemas de ESS más eficaces provienen de proveedores externos. Estos proveedores proporcionan recursos y orientación para garantizar que las empresas de sus clientes tengan todo lo que necesitan para aprovechar al máximo sus soluciones de ESS. Dicho esto, hay maneras en las que las organizaciones pueden mejorar la eficacia de sus soluciones de autoservicio. Cuando implementes el ESS, ten en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:

  • Esforzarse por la relevancia
    Un componente importante de la mayoría de los sistemas de autoservicio para empleados es la base de conocimientos. Pero, ¿qué información debe incluir la base de conocimientos de una organización? Obviamente, esto variará de una empresa a otra y de un sector a otro, por lo que es fundamental que las empresas tengan un papel activo en la obtención de la información más relevante y precisa posible. A partir de las solicitudes y consultas más comunes de los empleados, e incluyendo datos de análisis de motores de búsqueda sobre búsquedas relevantes, las organizaciones pueden garantizar que la información de su base de conocimientos es útil y completa.
  • Centrarse en la facilidad de uso
    Los portales de autoservicio deben ser integrales e informativos, pero toda la información del mundo no servirá de nada al empleado si no puede navegar por ella. Al igual que los clientes, los empleados y otros usuarios internos esperan una experiencia agradable y que no requiera un gran esfuerzo al utilizar un producto. Un ESS eficaz da prioridad a la experiencia, para lo que incluye un diseño intuitivo, funciones de búsqueda fáciles de usar y datos representados visualmente.
  • Optimizar el ESS para el uso móvil
    El ESS no debe quedar confinado en la oficina. Los empleados agradecen la libertad de gestionar sus datos mientras están en movimiento, gracias al autoservicio optimizado para dispositivos móviles. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con una plantilla remota. Con una aplicación móvil específica o un acceso basado en navegador que ofrezca funcionalidad completa y facilidad de uso, incluso en pantallas táctiles más pequeñas, los empleados pueden acceder a información vital y realizar tareas esenciales, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
  • Integrar las funciones de gestión de casos
    Encontrar respuestas a preguntas es esencial en el ESS, pero solo es una parte. Ve más allá, incluyendo la funcionalidad de gestión de casos. Automatizar las solicitudes de los empleados, proporcionar orientación esencial y los próximos pasos e incluir opciones de soporte fiables ayudan a garantizar que los empleados reciben el apoyo que necesitan, cuando lo necesitan y sin tener que acudir a un sistema separado.

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