¿Qué es el autoservicio para empleados (ESS)?
El autoservicio para empleados (ESS) es una tecnología que permite que los empleados gestionen una serie de recursos humanos y tareas administrativas por su cuenta.
Las empresas eficaces se construyen sobre la base de plantillas especializadas y con talento. Pero dar respaldo a esas plantillas requiere una administración significativa. Los departamentos de recursos humanos en concreto se enfrentan a una necesidad cada vez mayor de mejorar la eficiencia y la precisión. Abordar los beneficios de la nómina, lidiar con grandes cantidades de papeleo que es esencial, pero que consume mucho tiempo y gestionar los datos de los empleados tienden a monopolizar la mayor parte del tiempo del departamento de RR. HH., lo que impide que estos departamentos se conviertan en verdaderos activos estratégicos para sus empresas.
El autoservicio para empleados está diseñado para aliviar gran parte de esta carga, mediante la digitalización y automatización de tareas importantes. Al mismo tiempo, el ESS proporciona a los empleados un control más directo sobre sus propios datos.
El ESS no está diseñado para suplantar a un equipo de RR. HH. experimentado; existe para liberar a RR. HH. de ciertas tareas repetitivas y para permitir a los empleados el acceso directo a la información y funcionalidades de RR. HH. Esto crea una serie de ventajas para las organizaciones que utilizan ESS:
- Reducción de costes
Tradicionalmente, la mayor parte del tiempo de los equipos de RR. HH. se ha dedicado a responder las preguntas de los empleados y a procesar su información. El ESS asume muchas de estas responsabilidades, liberando así al departamento de RR. HH. Esto no solo permite que los departamentos de RR. HH. se conviertan más bien en un socio estratégico y se centren en otras tareas importantes, sino que también reduce la necesidad de contratar y formar a representantes de RR. HH. adicionales. - Mejora en la gestión del tiempo libre
Los sistemas de ESS eficaces automatizan muchos aspectos del proceso de aprobación de solicitudes de días libres. Los empleados pueden trabajar dentro del sistema para realizar un seguimiento de las horas libres pagadas y enviar solicitudes, que luego se envían automáticamente a través de los canales de aprobación adecuados. Además, los gestores pueden utilizar el ESS para realizar un seguimiento de los días de ausencia por enfermedad, identificar las tendencias temporales y mejorar la forma en la que planifican las ausencias de los empleados. - Gestión de gastos más precisa
El ESS optimiza el proceso de generación de informes de gastos, con un acceso simplificado de los empleados a la aprobación y el reembolso automatizados. El portal para empleados también les permite gestionar los gastos desde cualquier dispositivo con Internet, para una gestión eficaz de los gastos, incluso mientras viajan. - Gestión más sencilla de los beneficios
El ESS permite que los usuarios autorizados realicen un seguimiento y supervisen toda la información relevante sobre los beneficios de los empleados. Esto no solo incluye detalles de cobertura, historial de pagos y contribuciones del empleador y del empleado; también proporciona una ubicación central donde los empleados pueden revisar los estados de cuentas, hacer un seguimiento de la idoneidad y la participación e inscribirse en programas de beneficios. - Aumento de la autonomía de los empleados
Los portales personalizados de los empleados y otras soluciones de ESS dan el control a los empleados. El ESS, empoderador y cómodo, crea una plantilla informada y comprometida que es capaz de asumir una mayor responsabilidad por su propia gestión de los RR. HH. - Mejora del cumplimiento
Las empresas que no cumplen con EEO, FMLA, OSHA y otras leyes y normativas gubernamentales se enfrentan a sanciones graves. Las plataformas de autoservicio para empleados garantizan la precisión y la responsabilidad en la elaboración de informes de cumplimiento. También pueden automatizar los informes, colocar la información de cumplimiento en el formato correcto e informar a los usuarios sobre cualquier actualización legislativa. - Acceso más claro a la información
Con una sola base de datos central para la información de RR. HH., los empleados de todos los niveles sabrán exactamente adónde ir para encontrar respuestas a preguntas, procedimientos aprobados y documentos vitales. - Análisis fiables
Los sistemas de ESS hacen un seguimiento y recopilan grandes cantidades de datos de uso. Los programas de análisis integrados permiten que los directores evalúen la eficacia de las campañas e iniciativas y que incorporen información de RR. HH. fiable en decisiones futuras.
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