¿Qué es una intranet?

La intranet es una red privada que las empresas utilizan para crear comunicaciones seguras entre su personal, fomentar la colaboración y almacenar información.

Internet es una red pública de la que ninguna entidad es propietaria a nivel central. La intranet es de propiedad privada y solo aquellos que cuentan con la autorización pertinente pueden acceder a ella. La intranet ofrece a los usuarios un modo de almacenar, organizar y gestionar la información de forma segura dentro de una organización.

Gráfico que muestra la diferencia entre intranet, Internet y extranet.

A diferencia de lo que ocurre con la intranet, a la extranet pueden acceder terceros autorizados, como clientes, socios o proveedores. Son los empleados los que suelen utilizar la intranet para buscar información, comunicarse con otros empleados y gestionar sus flujos de trabajo.

Acceso a información

Por lo general, las intranets se utilizan para almacenar información de forma centralizada y proporcionar acceso seguro a los documentos, las políticas y la información que los empleados necesitan para desarrollar sus funciones. Entre los ejemplos se incluyen sistemas de gestión de contenidos (CMS) y sistemas de gestión de documentos (DMS).

Gestión del ciclo de vida de los empleados

Las funciones de RR. HH. pueden llevar a cabo la preincorporación y la incorporación de los empleados nuevos con el fin de crear una gran experiencia de los empleados gracias a la capacidad de presentar y gestionar información personalizada.

Gestión del conocimiento

Las empresas disponen de información formal, documentos y amplios niveles de información para los empleados. Mediante foros, tableros de ideas, áreas de equipo y áreas de debate, los empleados tienen la oportunidad de hacer preguntas o acceder a conocimientos con la ayuda de sus compañeros. La empresa recoge el conocimiento y lo pone a disposición del resto en una plataforma en la que se pueden buscar contenidos, incluso aunque la persona que generó ese conocimiento ya no trabaje en la empresa.

Gestión del flujo de trabajo

Las intranets proporcionan a los empleados acceso al autoservicio y les ayudan a completar procesos comunes mediante formularios o aplicaciones transaccionales. Las soluciones eficaces de intranet incorporan flujos de trabajo automatizados, favoreciendo que los empleados puedan hacer más tareas de un modo más sencillo. Entre algunas de estas tareas se incluye el solicitar días de asuntos propios, enviar gastos o empezar una formación interna.

Comunicaciones internas

Las herramientas sociales y de comunicación, como wikis, foros, blogs y debates, se pueden utilizar para crear comunicaciones internas bidireccionales entre los empleados.

Gestión del compromiso del personal

Aunque es difícil conseguirlo, lograr que los empleados estén comprometidos tiene un impacto clave sobre el rendimiento. A través de la intranet, las empresas pueden acceder a herramientas de medición del compromiso del personal, como el índice NPS para los empleados, y a medios para capacitar a los empleados, como blogs, herramientas sociales, etc.

Alineación de los objetivos empresariales

Las intranets ayudan a las empresas a desarrollar, incorporar y comunicar una cultura común, lo que mejora el compromiso entre los empleados y aumenta la retención de personal.

Colaboración entre funciones

Las empresas internacionales o aquellas que tienen a personal trabajando remotamente pueden enfrentarse a retos importantes a la hora de conectar a su personal. Las intranets facilitan que los empleados se comuniquen y conecten mientras se construyen culturas virtuales.

  • Mejora de la comunicación entre los empleados
  • Intercambio de conocimientos más eficaz
  • Modernización de la experiencia de los empleados
  • Comunicación personalizada en toda la empresa
  • Mayor visibilidad
  • Reducción del aislamiento organizativo

Perfiles de usuario

Los perfiles de usuario se pueden adjuntar a un directorio de la empresa junto con fuentes de perfiles externas, como Active Directory, Azure Directory, LinkedIn o Twitter. Las soluciones omnicanal aúnan las respuestas, el historial, los activos y los perfiles de usuarios de todo el espectro de canales de comunicación, lo que crea una vista única de cada usuario, que se completa con el contexto específico del canal.

Blogs y foros

Las áreas de comunicaciones y debate proporcionan ubicaciones intuitivas e informales que fomentan la colaboración y el intercambio de información entre los empleados.

Comunidades

Es posible disponer de un espacio específico en las comunidades para departamentos, proyectos o incluso intereses. Los miembros de un grupo pueden reunirse virtualmente para colaborar, compartir ideas, hacer preguntas o buscar soluciones a problemas.

Interacción social y mensajería instantánea

Gracias a la mensajería instantánea los usuarios interactúan socialmente a través de la red, dan a me gusta, comparten, etiquetan o comentan publicaciones y actividades de otras personas.

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