¿En qué consisten los sistemas de inventario con códigos de barras?

Los sistemas de inventario con códigos de barras combinan hardware y software para llevar un registro del inventario cuantificable mediante el uso de códigos de barras que clasifican e identifican los artículos.

Tanto los sistemas de hardware como los de software pueden automatizar la gestión del inventario. Con los sistemas de gestión de inventario resulta posible llevar un registro de todos aquellos artículos que se pueden cuantificar y etiquetar, desde ropa hasta productos de alimentación. En un primer momento, los códigos de barras se diseñaron para automatizar el sistema de las cajas registradoras, pero el uso de la tecnología se ha ampliado y ahora es una de las soluciones empleadas en el control de inventarios.

Gráfico sobre las capacidades de un sistema de inventario con códigos de barras.

Las soluciones automatizadas que reciben el nombre de sistema de control de inventario son un conjunto de herramientas de software y hardware con las que se puede hacer un seguimiento del inventario. Así, con un sistema de inventario que incorpore la tecnología de código de barras, se puede controlar el inventario de todos aquellos productos que sean cuantificables, como los libros, la ropa, los alimentos u otros tipos de artículos. Los códigos de barras ofrecen la posibilidad de codificar sistemas alfabéticos y numéricos que mejoran el proceso de seguimiento del inventario. Estos sistemas funcionan en tiempo real y, en combinación con la tecnología adecuada, envían la información a un sistema informático centralizado que controla el inventario y las transacciones.

Básicamente, cualquier negocio que tenga que hacer un seguimiento de activos físicos, tecnológicos y de hardware dependerá de sistemas de inventario. Los sistemas de inventario con códigos de barras suelen utilizarse en las tiendas de alimentación, ya que permiten rastrear productos agrícolas, carnes y productos envasados a nivel individual. Los almacenes también suelen utilizar códigos de barras para realizar un seguimiento del inventario y supervisar cómo se trasladan de una ubicación a otra. Los comercios minoristas también controlan su inventario; un aspecto especialmente relevante teniendo en cuenta la amplia variedad de artículos que gestionan, tanto en la tienda, como en la trastienda. Los sistemas de inventario con códigos de barras también son fundamentales para las empresas de transportes, ya que los artículos están en constante movimiento y deben poder supervisarse.

Los sistemas de inventario con códigos de barras son esenciales para que las empresas puedan controlar la calidad de sus productos cuando sus transacciones giran en torno a los bienes de consumo. Si un minorista no dispone del sistema de control de inventario adecuado, se arriesga a que los productos se agoten antes de que pueda reemplazarlos. Con los sistemas de inventario con códigos de barras pueden anticiparse y evitar quedarse sin existencias. De hecho, los sistemas automatizados pueden alertar al minorista cuando detectan bajos niveles de inventario de un producto.

Los errores humanos también pueden generar problemas a la hora de gestionar el inventario, especialmente a medida que aumenta el tamaño del mismo. Si un comercio pide 10 000 camisas, pero le faltan 5000, es posible que no se dé cuenta en ese momento. Sin embargo, los sistemas de gestión de inventario pueden identificar rápidamente la mercancía que falta, lo que acelera el proceso de reposición.

Los comercios se enfrentan al riesgo constante de los robos. Llevar un registro de los robos puede resultar útil a la hora de implementar medidas de seguridad para prevenirlos. Una vez implementadas, la empresa podrá supervisar el impacto de las mismas y evaluar su eficacia.

Estos sistemas automatizados suelen consistir en el uso de un lector de código de barras con el que se escanea el código de cada artículo. Ese código codifica la información en un patrón visual de espacios negros y blancos. Cuando el lector de código de barras los lee, la información sobre el artículo se recopila y se envía a un sistema informático centralizado que rastrea automáticamente el elemento y la información relevante asociada a él. Gracias a ello, resulta posible registrar y realizar un inventario de los artículos de cara a su distribución, almacenamiento o envío.

Todos los tipos de datos recopilados se aúnan para crear un sistema de seguimiento automatizado en tiempo real que simplifica los procesos, reduce los errores y analiza la información.

Contar con el dispositivo de lectura de códigos de barras puede marcar una gran diferencia en la gestión del inventario. Hay determinadas combinaciones de hardware y software que funcionan mejor que otras, por lo que es importante encontrar la adecuada, que será la que facilite el proceso de seguimiento con los códigos de barras. Existen dos tipos diferentes de hardware de código de barras: 1D y 2D. Aunque los códigos de barras puedan parecer simples e iguales, las diferencias entre estos dos tipos de hardware son importantes.

Códigos de barras 1D

Los códigos de barras unidimensionales son en los que la mayoría pensamos al hablar de códigos de barras. Están compuestos de líneas planas y verticales que se extienden en horizontal en un espacio determinado. El espacio entre esas líneas permite que los lectores de código de barras identifiquen correctamente el producto en cuestión. Suelen utilizarse para realizar el seguimiento de paquetes, correo y artículos de venta al por menor.

Entre los tipos de códigos de barras unidimensionales se incluyen:

  • UPC-E
  • EAN-13
  • Code 39
  • EAN 128
  • IMB USPS
  • UPC-A
  • RSS-14
  • Code 93
  • Entrelazados 2 de 5

Códigos de barras 2D

La segunda dimensión proporciona más profundidad que la primera dimensión, y en los códigos de barras también se nota. Los códigos de barras bidimensionales no se leen como códigos binarios simples, como ocurre con las líneas verticales. De hecho, en lugar de estar compuestos únicamente por números y líneas, suelen tener la forma de un cuadrado formado por múltiples puntos pixelados y patrones geométricos que contienen los datos codificados.

Pueden ser más pequeños que los códigos de barras unidimensionales y ofrecer mucha información sobre el producto. Uno de los tipos más comunes de códigos de barras bidimensionales es el código de respuesta rápida, o código QR. Este tipo de código puede dirigir a quien lo escanea a un sitio web o proporcionar información detallada sobre el origen y el destino de un paquete.

Entre los ejemplos de códigos de barras bidimensionales se incluyen:

  • MaxiCode
  • Aztec
  • PDF 417
  • Código QR
  • Data Matrix

Empresas de todos los tamaños utilizan sistemas de control de códigos de barras. Sin embargo, son especialmente importantes para aquellas empresas que se encuentran en crecimiento y cada vez se enfrentan a un mayor número de software. Los sistemas de códigos de barras pueden ayudar a controlar el inventario que se desplaza de una ubicación a otra, empezando por la recepción y el traslado de los activos, hasta llegar a su utilización y desecho.

Los sistemas automatizados de códigos de barras hacen que mantener el registro del inventario, los envíos y el almacenamiento sea mucho más sencillo que hacerlo a mano. Además, reducen las probabilidades de error; mucho más altas si el proceso se lleva a cabo de forma manual. Los códigos de barras pueden mantener un registro continuo del inventario, las compras y la falta de productos.

Las empresas utilizan sistemas de inventario para anticiparse en situaciones de niveles bajos de existencias de un producto para reponerlo o resolver el problema de otro modo. Estos sistemas también facilitan el seguimiento de los robos que puedan producirse en los comercios minoristas a lo largo de la cadena, lo que contribuye a adoptar medidas de seguridad para evitarlos. Además, los propios sistemas pueden hacer un seguimiento de la eficacia de dichas medidas indicando si el número de robos se ha reducido o no.

La lectura de códigos de barras a través del móvil ofrece opciones más versátiles y conectadas a las empresas. Los sistemas basados en la nube minimizan los costes de hardware, ya que las empresas no tienen por qué invertir en lectores portátiles individuales y pueden escanear los códigos directamente desde dispositivos móviles como los smartphones. Los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y conectarse a una ubicación centralizada basada en la nube que mantiene todas las ubicaciones sincronizadas.

Elegir el sistema de inventario con códigos de barras adecuado es fundamental para conseguir un buen resultado. Es importante informarse al respecto y elegir el sistema de código de barras que mejor se adapte a las necesidades del negocio.

Por dónde empezar

El primer paso para implementar un sistema de inventario con códigos de barras que funcione bien consiste en crear los códigos de producto a través de un Código de producto universal (UPC), una unidad de mantenimiento de stock (SKU) o del código UNSPSC® (Código estándar de productos y servicios de las Naciones Unidas).

Obtener un UPC es muy sencillo: basta con registrar el producto como Estándar global 1 (GS1) y se obtendrá un código de empresa único, lo que será muy útil para realizar el seguimiento de los productos en todo el mundo. Contar con un UPC ayuda a prevenir los robos, ofrece a los clientes la posibilidad de acceder a información sobre un producto por Internet y mejora la gestión del inventario.

Los números de SKU se pueden crear o utilizar manualmente en un sistema de software de gestión de inventario. Los SKU suelen ser únicos en cada empresa y se utilizan principalmente en operaciones internas para supervisar las existencias, las compras y el inventario.

Una vez creado el código de barras, solo hay que imprimirlo con una impresora común de inyección de tinta en una hoja de etiquetas. Para el proceso de impresión, se recomienda contar con impresoras térmicas en lugar de impresoras láser, ya que las primeras son más baratas, su mantenimiento es más sencillo y tienen una duración superior; aspectos clave que no hay que obviar si se van a imprimir miles de códigos de barras.

Selección del lector

Disponer del lector correcto marca la diferencia en el resultado final. Afortunadamente, hay muchas opciones disponibles que se adaptan a las distintas necesidades.

Los lectores inalámbricos necesitan baterías, pero son ideales para la movilidad. Con ellos, las empresas pueden realizar un seguimiento del inventario en tiempo real sin tener que llevar a cuestas un cable de alimentación. Los lectores inalámbricos envían la información directamente a un sistema de gestión de inventario o la guardan en una tarjeta de memoria que luego puede insertarse en el ordenador. Algunos lectores móviles permiten además almacenar la información en el propio dispositivo, para después cargarla periódicamente en la base de datos principal. En muchos casos, este tipo de lectores también ofrece la posibilidad de escanear los códigos con aplicaciones móviles en el teléfono, una opción más barata que el lector tradicional.

Los lectores con cable suelen ser una opción más rentable que los lectores inalámbricos, pero no ofrecen la misma movilidad, ni la misma flexibilidad. Son una opción perfecta para las cajas registradoras, donde la movilidad no es un requisito.

Elección del software de código de barras

Tomarse el tiempo necesario para analizar las opciones disponibles teniendo en cuenta el coste y las necesidades del negocio es algo fundamental. Algunos programas de software tienen capacidades de escala muy potentes, pero quizás eso no sea lo que necesita una pequeña empresa.

Por ello, es vital tener en cuenta las necesidades del negocio, las capacidades, los beneficios y los posibles retos de los diferentes sistemas de inventario con códigos de barras disponibles. Una vez analizado lo anterior, se puede elaborar un presupuesto. Es el momento de acotar la búsqueda a los sistemas que se ajustan a nuestras limitaciones de presupuesto y nos ofrecen el mejor servicio posible.

Los sistemas de inventario con códigos de barras son extremadamente útiles para las empresas de todos los tamaños. En ServiceNow podemos responder a las distintas necesidades que puedan tener cada una de ellas gracias a nuestros sistemas de gestión de activos de hardware.

Características de Hardware Asset Management

La solución Hardware Asset Management de ServiceNow puede simplificar los procesos y evitar problemas, gracias a características como la normalización de hardware, la automatización del ciclo de vida de los activos, el tablero de instrumentos de activos de hardware y una auditoría de inventario de activos móviles.

ServiceNow también ofrece opciones avanzadas de lectura móvil a través de sus aplicaciones para dispositivos móviles, que convierten la cámara del dispositivo en un lector fiable capaz de leer múltiples códigos de barras de forma secuencial sin salir de la interfaz de lectura. Con la aplicación resulta posible hasta escanear grupos de códigos de barras de una vez, agrupándolos en conjuntos relevantes. La aplicación móvil ServiceNow Agent facilita el proceso de coordinar al personal de inventario, rastrear las ubicaciones, actualizar los registros y mucho más. Y por si fuera poco, la aplicación ofrece funcionalidades sin conexión a Internet.

En pocas palabras, la lectura móvil de ServiceNow te da todo el poder que necesitas para gestionar el inventario de forma efectiva.

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