¿Qué es FinOps?

FinOps constituye un marco de trabajo para gestionar los gastos operativos y mantener la contabilidad financiera en la nube combinando finanzas con operaciones.

Ante todo, FinOps supone el reconocimiento y la aceptación de que la gestión tradicional de infraestructura sencillamente no es eficaz cuando se trabaja dentro de la nube. FinOps integra las áreas de negocio, finanzas y tecnología para optimizar la gestión de proveedores en la nube.

FinOps es una práctica tanto cultural como financiera que establece las prácticas recomendadas para el uso de la nube y requiere que todas las personas implicadas asuman su propia responsabilidad. En lugar de que los equipos de adquisiciones trabajen por su cuenta de forma aislada para identificar y aprobar costes, FinOps integra equipos interdisciplinarios de las áreas de negocio, finanzas y tecnología para gestionar mejor los proveedores de la nube, las tarifas y los descuentos en un entorno de nube.

Al combinarlo con datos fiables en tiempo real, esto permite un mayor control financiero y operativo.

A diferencia de muchas tendencias tecnológicas modernas, FinOps no es el resultado de un desarrollo individual o de un cambio de política promovidos por una empresa u organización específicas, sino que es una evolución natural de la gestión tecnológica para contabilizar los recursos de la nube bajo demanda.

Con el aumento y la proliferación de la computación en la nube en el nuevo milenio, muchas empresas comenzaron a ver un cambio de los modelos estándar de fijación de precios tradicionales a modelos basados en el uso. Por un lado, esto permitió a las empresas adoptar un enfoque tecnológico económicamente más eficiente pagando solo por el tiempo y los recursos utilizados, en lugar de pagar una tarifa fija. Pero, por otro, supuso una crisis para los directores de finanzas, pues al fin y al cabo es prácticamente imposible predecir el uso de herramientas con un mínimo grado de precisión, con lo que la elaboración de presupuestos puede pasar a ser una tarea inútil.

Para hacer frente a este problema, evitar gastos incontrolados y promover la rentabilidad empresarial, organizaciones de todo el mundo comenzaron a desarrollar el concepto de "operaciones financieras" (FinOps). Esta revolución, guiada por empresas tecnológicas de renombre en todo el mundo, en un principio adoptó la forma de gestión de costes en la nube, de ahí se desarrolló a optimización de costes en la nube y después a gestión financiera en la nube.

Finalmente, inspirándose en el éxito de DevOps, nació FinOps para proporcionar interdisciplinaridad y agilidad a la gestión financiera de tecnologías en la nube.

Utilizado eficazmente, FinOps es capaz de mucho más que simplemente realinear el enfoque organizativo: proporciona competencias claras para las empresas en lo que respecta a la gestión financiera en la nube. Entre ellas se encuentran las siguientes:

Análisis preciso de costes

FinOps permite a las organizaciones rastrear con mayor claridad la procedencia de sus costes y comparar los gastos actuales con los pasados para identificar factores clave.

Toma de decisiones en tiempo real

En un entorno de nube basado en el uso, las empresas deben poder realizar predicciones precisas y tomar decisiones instantáneas sobre finanzas. FinOps genera información de datos en tiempo real para que las organizaciones puedan responder de manera rápida y precisa.

Planificación de recursos mejorada

Para una planificación y presupuestación eficaces es necesario saber de antemano qué recursos va a necesitar una organización y cuándo los va a necesitar. El análisis de datos históricos a través de FinOps ayuda a las empresas a prever mejor el uso de recursos para así poder planificar más eficientemente.

Dado que FinOps depende en gran medida de la responsabilidad y el compromiso personales, requiere una gran dosis de comportamiento autorregulado que favorezca la rendición de cuentas y la agilidad empresarial. Teniendo esto en cuenta, FinOps se basa en varios principios fundamentales.

Decisiones basadas en el valor empresarial

En lugar de depender del gasto agregado, las empresas deberían centrarse en las métricas basadas en el valor y en la economía unitaria. FinOps impulsa la toma de decisiones conscientes en las que, a menudo, hay que buscar un equilibrio entre rapidez, costes y calidad.

Planificación de capacidades y recursos

Las empresas deben ser muy conscientes de los recursos de los que disponen y coordinar esfuerzos para asignarlos eficazmente.

Gestión centralizada

Mientras que FinOps debe adoptarse de forma generalizada en toda la empresa, debe estar dirigido por un equipo centralizado que trabaje con proveedores de nube para controlar las finanzas en la nube. De este modo, otros equipos pueden centrarse en el uso y la optimización, en lugar de en los costes.

Colaboración

El acceso en tiempo real que proporciona la nube exige una colaboración continua entre los equipos de finanzas y tecnología, así como una mejora e innovación constantes.

Gobierno y política

Las empresas que incorporan FinOps deben establecer políticas de uso para todos los recursos de la nube. Definir quién está autorizado a utilizar qué propiedades de la nube y cuándo mejorará la previsión.

Seguridad

Aunque casi todos los proveedores de la nube proporcionan cierto nivel de seguridad, las organizaciones de FinOps también deben asumir la responsabilidad de funciones relacionadas con la seguridad. Esto puede incluir gestión de claves, separación de funciones o gestión de riesgos, entre otras.

Responsabilidad compartida en el uso de la nube

El uso y la optimización de recursos están descentralizados, de modo que la responsabilidad de gestionar el uso de la nube con el presupuesto establecido recae en manos de equipos individuales de productos y de funciones.

Informes oportunos y accesibles

Las organizaciones de FinOps deben ser capaces de procesar datos de costes tan pronto como estén disponibles para así mejorar la visibilidad y agilizar el flujo de comentarios. Los datos y la información deberían ser visibles en todos los niveles de la organización y el rendimiento debería evaluarse conforme a referencias comparables del sector.

Modelos de coste variable

Las tecnologías basadas en la nube se apoyan en costes variables, lo que hace que la planificación de costes ágil e iterativa sea mucho más eficaz que la previsión a largo plazo. Para FinOps esto supone una ventaja, pues permite a las organizaciones optimizar continuamente los costes de la nube mediante reajustes y rectificaciones de rumbo constantes.

Debido a que FinOps adopta un enfoque iterativo para gestionar las finanzas de la nube, el ciclo de vida de FinOps puede verse como un proceso continuo de tres pasos.

Información

Para impulsar la toma de decisiones en tiempo real en las empresas y los equipos, FinOps requiere una visión clara de recursos, presupuestación y referencias, entre otros. Cuanto más informada esté la organización con visibilidad y asignación, mejor podrá gestionar los costes de la nube.
Representación gráfica del ciclo de vida de FinOps

Optimización

Con los datos relevantes en la mano, la organización debe tomar medidas para reducir el gasto y dimensionar la capacidad sin detrimento de la eficacia de la nube. La optimización significa analizar con atención las tarifas y el grado de utilización para seguidamente realizar los cambios necesarios.

Operación

Tras recortar el exceso de gastos, las organizaciones deben evaluar la eficacia. Para ello, miden la rapidez, el coste y la calidad de las capacidades de la nube y comparan los resultados con objetivos prefijados. A medida que se realizan mejoras y se prueban, la empresa reinicia continuamente el ciclo optimizando así constantemente FinOps.

Es importante destacar que este ciclo no solo es autorrepetitivo, sino que también depende del equipo. Una organización puede encontrarse, al mismo tiempo, en varias fases diferentes en diversos departamentos.

Debido a que FinOps representa un cambio cultural para toda la organización que requiere la colaboración entre todos los equipos y departamentos, en principio,cada persona dentro de una empresa es parte interesada de FinOps. Dicho esto, las siguientes áreas tienen un interés más específico en FinOps:

Directivos

Los directivos dan ejemplo a la hora de adoptar la cultura de FinOps. Se centran en la rendición de cuentas y la transparencia a lo largo de toda la organización, y actúan como barrera para que los equipos no excedan los presupuestos.

Finanzas/adquisiciones

Los especialistas en finanzas y adquisiciones se basan en informes financieros precisos y datos de facturación históricos para mejorar la contabilidad y la previsión. También utilizan sus conocimientos analíticos para negociar tarifas con los proveedores de la nube.

Ingeniería/operaciones

Los equipos de ingeniería y operaciones trabajan dentro de FinOps para establecer los costes como una métrica de rendimiento y son responsables de crear y mantener los servicios de soporte de FinOps.

Profesionales de FinOps

Los profesionales de FinOps ayudan a prever el gasto en la nube y trabajan dentro de los equipos para realizar un presupuesto preciso y asignar recursos.

Al proporcionar un enfoque fiable y ágil para la gestión de finanzas en la nube, FinOps ofrece una serie de ventajas distintivas.

  • Informes en tiempo real
  • Mejor visibilidad de costes y recursos
  • Flujos de trabajo más eficientes
  • Mejor colaboración de equipos
  • Mayor flexibilidad operativa
  • Optimización de costes en la nube

Como se ha mencionado más arriba, FinOps representa un cambio cultural que exige soporte y rendición de cuentas continuos a lo largo de toda la organización. Para ayudar a garantizar el éxito de FinOps, a continuación se incluyen varias prácticas recomendadas que se pueden implementar en todos los niveles, equipos y departamentos.

Determinar dónde se está gastando dinero

Es importante identifica qué aplicaciones, equipos y departamentos están utilizando qué recursos. La visibilidad del gasto actual proporcionará un punto de partida claro para reducir costes sin afectar negativamente el rendimiento.

Eliminar costes innecesarios

Recorta los costes innecesarios que identifiques. Los departamentos de FinOps deben ser capaces de operar eficientemente, sin dejar espacio para gastos superfluos en la nube.

Utilizar instancias reservadas

Cuando queden disponibles instancias reservadas, considera la posibilidad de adquirirlas para uso futuro. Las instancias reservadas suelen estar disponibles a tarifas más económicas y pueden ayudar a reducir los costes en comparación con las opciones bajo demanda.

Aprovechar el autoescalado

Cuando no sea posible predecir la cantidad de trabajo, aprovecha las opciones de autoescalado para ajustar automáticamente los recursos informáticos de modo que coincidan con servicios activos.

Evitar la dependencia de un solo proveedor

Al trabajar con diversos proveedores, las empresas aumentan su flexibilidad y posibilitan una mejor gama de opciones de nube.

Buscar y aprovechar descuentos

Si bien puede resultar ventajoso trabajar con varios proveedores, algunos de ellos ofrecen descuentos por volumen, lo que podría significar importantes ahorros en los servicios en la nube.

Hay muchos factores que influyen a la hora de establecer prácticas y una cultura de FinOps de éxito. ServiceNow, líder mundial en gestión de servicios de TI, facilita un FinOps eficaz con IT Operations Management (ITOM) y Cloud Management avanzado.

Cloud Management de ServiceNow proporciona a los desarrolladores una mayor agilidad y gobierno para desplegar y suministrar recursos esenciales bajo demanda y así reducir los costes de la nube y gestionar de manera más eficaz los gastos operativos. ITOM permite a los usuarios predecir con mayor precisión cuestiones que podrían afectar a la contabilidad financiera y, al mismo tiempo, emplear resoluciones automatizadas basadas en conocimientos fiables y centrados en datos.

Además, con la aplicación Cloud Insights de ServiceNow los usuarios pueden ahora analizar el rango de gastos de activos en la nube. Con ServiceNow es posible dimensionar los recursos, reducir costes innecesarios e identificar las principales oportunidades para optimizar las operaciones en la nube y ahorrar dinero.

Descubre por ti mismo cómo ServiceNow puede ayudar a alcanzar el objetivo de un FinOps eficaz y pon a la nube a trabajar para tu empresa.

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