¿Qué es el rastreo de activos de TI?

El rastreo de activos permite a las organizaciones rastrear los activos físicos mediante el escaneo manual de etiquetas de códigos de barras o el uso de etiquetas GPS, BLE o RFID.

Historia del rastreo de activos

Registrar de forma física los activos móviles con lápiz y papel solía ser lo normal. Todo el proceso se registraba y mantenía de manera manual, desde la obtención del inventario hasta el rastreo de quién había accedido a un elemento, cuándo se accedió a él y cuándo se esperaba que se devolviera.

Naturalmente, los ordenadores simplificaron el proceso del rastreo de activos. Sin embargo, aún era necesario que un humano introdujera los datos de forma manual y contase los activos que había que introducir en el sistema de gestión de activos. El software de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) renovó el proceso al introducir la automatización en la gestión de los recursos organizativos. 

Si bien la ERP se utiliza con asiduidad en la actualidad, tiene cierta desventaja: no rastrea de manera eficiente de los elementos individuales. Resulta ideal para rastrear una gran cantidad de bienes como el inventario comercial. Los escáneres portátiles se volvieron más frecuentes, lo que alivió parte de la carga. Lamentablemente, la mayoría de los escáneres requerían una conexión física a un ordenador, como con un sistema de punto de venta (POS). Esto permitía una interacción con el software ERP, pero aun así creó brechas en la flexibilidad. La informática móvil revolucionó el panorama una vez más, ya que proporcionó dispositivos portátiles que permitieron que los individuos viajaran hacia y desde activos, sin restricciones por una conexión física. Estos dispositivos móviles tienen sistemas informáticos integrados con sus propias competencias de memoria y a menudo pueden funcionar sin una conexión de red. De ese modo, el usuario puede almacenar y cargar datos de exploración según le convenga. 

Hoy en día, los smartphones y sus competencias de cámaras de alta resolución proporcionan oportunidades más innovadoras con aplicaciones simples que pueden leer códigos de barras de cualquier tipo y enviar información a un repositorio central en la nube.

Códigos de barras

Estos identificadores únicos se pueden ver casi en cualquier lugar en el que haya inventario, y los avances en la tecnología de escaneo móvil han aumentado su utilidad. Los códigos de barras son el método más utilizado para rastrear activos. Además, los códigos de barras tienden a tener un coste menor, son versátiles, fáciles de usar, rápidos y generalmente muy precisos. Dicho esto, requieren visibilidad y orientación manual, y no siempre son de suficiente calidad como para permitir un escáner perfecto.

RFID

La identificación por radiofrecuencia (RFID, por sus siglas en inglés) son etiquetas o chips que transmiten información sobre el elemento a un receptor. Las etiquetas RFID se pueden escanear de forma remota, pueden escanear varios elementos y son más flexibles. Sin embargo, suelen costar más, incluyen limitaciones tecnológicas como rangos limitados, pueden perder señales de rastreo, pueden sufrir interferencias de radio y a veces pueden registrar incorrectamente elementos cercanos en lugar del elemento que se pretendía rastrear.

GPS

Los dispositivos de rastreo de los sistemas de posicionamiento global (GPS) se conectan a un activo y envían la ubicación a un servidor central a intervalos regulares. Esto se maneja de forma completamente automática; no es necesaria la interacción humana para rastrear la ubicación del activo. Puesto que el coste de los dispositivos GPS suele ser más elevado, normalmente se utilizan para rastrear activos de gran valor, en lugar de artículos de bajo coste o grandes cantidades. Los dispositivos GPS ofrecen datos de ubicación en tiempo real, son pasivos y proporcionan alertas de movimiento en caso de que un activo cambie inesperadamente la ubicación. Sin embargo, son costosos, son menos precisos en interiores (debido a la interferencia de señal entre el dispositivo y el satélite), solo proporcionan datos de ubicación en lugar de información relacionada con la forma en que se procesó un activo durante el camino y se pueden eliminar.

Hardware de escaneo: los dispositivos robustos frente a los smartphones

En general, existen dos tipos de sistemas de hardware que se utilizan para escanear códigos de barras: los dispositivos físicos robustos y los smartphones. 

Los dispositivos robustos son ordenadores portátiles diseñados para realizar tareas específicas y son lo suficientemente resistentes como para soportar el manejo general, entornos hostiles, vibraciones, condiciones climáticas extremas, agua y polvo. A menudo su batería dura más y pueden incluir paquetes de baterías ampliables para respaldar un trabajo de campo de mayor duración. Al combinar hardware y software personalizados, estos dispositivos son generalmente más costosos que los smartphones, pero siguen siendo opciones populares para muchas organizaciones. Esto se debe, en parte, a las ventajas de un escaneo más rápido, durabilidad, seguridad mejorada y funcionamiento optimizado frente a las numerosas variaciones y posibles problemas relacionados con el uso de dispositivos de consumo.

En comparación con los dispositivos robustos especializados, los smartphones son mucho más accesibles. En muchos casos, el personal de almacén y otro personal de rastreo ya dispondrá de sus propios dispositivos en los que se puedan cargar las aplicaciones de software pertinentes. El escaneo de teléfonos inteligentes también tiende a ser más barato, más ligero, más fácil de mostrar y, por lo general, el preferido por quienes usan los dispositivos.

Gestión de activos que se adapta a tus necesidades

Existen varios sectores que rastrean diferentes tipos de activos, el inventario de los activos y el movimiento de activos de un lugar a otro. Las necesidades empresariales individuales determinarán cuál de los diferentes tipos de gestión de activos es la mejor opción, en función de las conexiones de red, la necesidad de movilidad y la necesidad de rastreo.

Tipos de rastreo de activos de TI

  • Precisión mejorada
  • Mejor responsabilidad y ahorro de costes
  • Menores costes administrativos
  • Mejor servicio de atención al cliente
  • Mantenimiento del cumplimiento y las certificaciones
  • Planificación para el crecimiento futuro
  • Eficiencia mejorada
  • Mantenimiento del equipo
  • Prevención de pérdidas o robos

Cómo coincide el rastreo de activos con ITAM (gestión de los activos de TI)

Al ser una función de ITAM, el rastreo de activos ayuda a mantener un inventario de activos preciso en todas las ubicaciones, depósitos y oficinas remotas, a la vez que reduce significativamente el riesgo de errores humanos al introducir datos de forma manual. Además, simplifica y optimiza los procesos de auditoría de inventario, ayuda a gestionar los costes de activos mediante el uso del inventario actual para reducir las nuevas compras, mejora la prestación de servicios de TI y los tiempos de respuesta a incidentes, y reduce los riesgos de cumplimiento.

Cómo funciona el rastreo de activos

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