¿Qué es IT Asset Management (ITAM)?

ITAM aúna la gestión financiera, de inventario, contractual y de riesgos para gestionar el ciclo de vida de estos activos, incluidas las decisiones tácticas y estratégicas.

Los activos tienen un tiempo de uso limitado, pero las organizaciones pueden maximizar el valor de los mismos con ITAM y una gestión proactiva. Las fases del ciclo de vida generalmente incluyen planificación, adquisición, despliegue, mantenimiento, retirada y eliminación.

¿Cuáles son los tipos de gestión de los activos de TI?

En líneas generales, los activos de TI se pueden clasificar en las siguientes categorías: físicos, de software, de hardware, móviles y de nube. ITAM está diseñada para garantizar el éxito en el despliegue y un soporte continuo para los activos de TI. Por tanto, se corresponde con estos tipos de activos de TI.  

Los tres tipos principales de gestión de los activos de TI son los siguientes:

  1. Software: este tipo de ITAM es algo más complejo que el resto, ya que comprende requisitos de cumplimiento, concesión de licencias, TI en la sombra e IoT. Los activos de software se deben monitorizar y revisar continuamente, y deben tener la suficiente fluidez para cumplir con los requisitos y responder a las necesidades y a los cambios en el mercado.
  2. Hardware: el hardware físico también desempeña un papel en el ecosistema de TI de una organización. En los activos físicos se incluyen PC, impresoras, fotocopiadoras, ordenadores portátiles, dispositivos móviles, servidores y cualquier otro hardware que se utilice para fines de gestión de datos dentro de la empresa.
  3. Nube: ITAM rastrea el coste y uso de los recursos en la nube, incluyendo el software como servicio (SaaS), la infraestructura como servicio (IaaS) y la plataforma como servicio (PaaS). Todos ellos se consideran activos que se deben gestionar en cuanto a costes y cumplimiento dentro de ITAM.

Gestión de activos de hardware frente a gestión de activos de software

ITAM abarca tanto la gestión de activos de hardware como la gestión de activos de software, pero ambas son conceptualmente diferentes. La gestión de hardware gira en torno a activos físicos, tales como servidores, ordenadores portátiles, PC, dispositivos móviles, impresoras, etc. En el caso de activos de software se trata de software descargado directamente en un ordenador, licencias para el uso del software y servicios en la nube. 

Normas ISO para ITAM

La Organización Internacional de Normalización (ISO) tiene una familia oficial de normas para ITAM: ISO 19770, que consta de cinco partes:

  1.  ISO/IEC 19770-1: describe las prácticas recomendadas para ITAM dentro de una empresa. Las organizaciones tienen la oportunidad de demostrar que están realizando procedimientos ITAM de acuerdo con las normas para satisfacer los requisitos de gobierno y las actividades de soporte de TI.
  2. ISO/IEC 19770-2: ayuda a las empresas a identificar software en un dispositivo determinado; una norma para etiquetas de ID de software.
  3. ISO/IEC 19770-3: detalla los derechos asociados a un software y el método para medir el consumo.
  4. ISO/IEC 19770-4: permite generar informes estandarizados del uso de recursos. Esto es particularmente importante cuando se gestionan licencias más complejas, así como software y hardware basados en la nube.
  5. ISO/IEC 19770-5: proporciona una descripción general de las normas ISO para ITAM y de los términos.

Rastreo del ciclo de vida completo del activo de TI

Aunque puede haber algunas organizaciones que definan de forma diferente el ciclo de vida de los activos de TI, la mayoría de ellas siguen pasos similares a los siguientes:

  • solicitud
  • cumplimiento
  • despliegue
  • monitorización
  • servicio
  • retirada 

En líneas generales, el ciclo se inicia cuando se reconoce una necesidad y se realiza una solicitud. Se definen factores importantes, tales como qué activos se necesitan, cómo obtenerlos o cómo se usarán y financiarán. Durante la fase de cumplimiento tiene lugar la construcción, la compra, el arrendamiento o la concesión de licencias de los activos. A esto le sigue la fase de despliegue, en la que se supervisa la instalación de los activos en el ecosistema de TI. Tras ella, viene la fase de monitorización, que contribuye a garantizar que los activos funcionen eficazmente. En la fase de servicio se procede al mantenimiento y actualización de los activos para prolongar su vida útil. Por último, cuando los activos dejan de ser necesarios, se retiran y se eliminan. Esta fase incluye la transición de los usuarios a recursos alternativos, la actualización de registros, la cancelación de contratos, la revocación de licencias y la planificación para la sustitución de activos.

En la gestión de hardware, el “inventario” puede incluirse como una fase independiente. 

Procesos de ITAM

El rastreo y la gestión de equipos básicos contribuyen a garantizar una gestión eficaz de los activos. Es necesario disponer de una ubicación detallada y centralizada donde los usuarios autorizados puedan solicitar activos de préstamo. Esta ubicación debe incluir campos para indicar la persona para la que se solicita el activo, la ubicación donde se debe proporcionar el activo solicitado, el modelo del activo solicitado, el rango de fechas entre las que se utilizará el activo y el motivo o la justificación de por qué se necesita el activo. 

Saber quién tiene qué

Unos datos eficaces sobre el préstamo de equipos contribuyen a garantizar que se tenga en cuenta de cada activo y que la empresa tenga siempre una idea clara de quién está usando qué activo y durante cuánto tiempo. La detección de activos puede proporcionar información adicional sobre qué dispositivos tienes (posiblemente más de los que crees que tienes), cómo están configurados y quién los está utilizando. La detección y gestión del inventario deben ir de la mano. Por ello, implementa la automatización de modo que a medida que detectas activos, toda la información relevante se introduzca automáticamente en una base de datos para facilitar la revisión. 

Rastreo de la ubicación de activos

Saber quién debería tener los activos, quién los tiene realmente y qué activos concretos están disponibles es extremadamente importante. Pero no menos importante es saber con exactitud dónde están los activos. El rastreo de la ubicación de activos (a menudo mediante RFID, GPS o lectura de códigos de barras) puede ayudar a comprobar si los activos están donde se supone que están. En el caso de que desaparezca un activo, estos rastreadores de ubicación son valiosísimos para localizar y proteger el activo en cuestión. 

Un repositorio de ITAM

El repositorio de ITAM es la base de datos central para almacenar y mantener datos financieros, físicos y contractuales esenciales. Pero más que simplemente servir como una ubicación para dichos datos, un repositorio de ITAM eficaz debe ser capaz de realizar tareas de gestión de activos de TI relacionadas. Los repositorios deben estar estrechamente integrados con conjuntos de herramientas adyacentes, incluyendo inventario, uso de software, gestión de soporte de servicios de TI, gestión de cambios, así como gestión de compras y de la configuración. 

Inventario de hardware y software e información de uso

La gestión eficaz de activos de TI depende de tu capacidad para rastrear métricas relevantes. Para ello, debes identificar qué KPI conviene priorizar. Rastrear las métricas correctas contribuye a garantizar una mejora en el rendimiento de los activos, una reducción de los costes de reparación y mantenimiento, y un uso y una eficiencia óptimos. Las métricas de rastreo habituales incluyen los siguientes aspectos:

  • costes
  • cantidad de activos
  • software con licencia/sin licencia
  • licencias subutilizadas/sobreutilizadas
  • garantías vencidas

Importación de datos

El éxito de ITAM depende en gran medida de la precisión y actualidad de los datos de activos. Estos datos pueden provenir de fuentes muy diversas localizadas en diferentes bases de datos, servidores, plataformas y soluciones. Importar datos a una ubicación centralizada es un paso crucial para obtener una imagen precisa del conjunto de activos.

SaaS

La gestión del software como servicios supervisa las compras, las incorporaciones, la concesión de licencias, la renovación y la incorporación de aplicaciones que utiliza una empresa.

IaaS

La infraestructura como servicio es un modelo para alojar recursos informáticos en la nube, en lugar de hacerlo en un centro de datos local. La gestión de IaaS comprende la monitorización del uso de la capacidad informática de un entorno de nube o el uso del almacenamiento y la capacidad.

PaaS

Una plataforma como servicio proporciona un entorno de desarrollo y despliegue en la nube, lo cual permite desplegar aplicaciones de todos los tamaños basadas en la nube. La gestión comprende la compra de recursos a un proveedor, el pago por uso y la monitorización del uso para ajustarse al presupuesto o cumplir un acuerdo de uso.

Proporciona una única fuente de verdad

La gestión de activos crea orden. Los activos tienden a ser rastreados en muchos lugares diferentes y por muchas personas diferentes. Ninguna persona individual posee activos y no hay una herramienta exclusiva para centralizar la información sobre los activos. ITAM permite consolidar datos ofreciendo sistemas que hacen el trabajo sin necesidad de un rastreo interminable de artefactos supervisando el uso e interpretando las dependencias. 

Optimiza el grado de utilización, disminuye los riesgos y reduce el despilfarro

La información se mantiene actualizada, lo que ayuda a los equipos a eliminar el despilfarro y a aumentar el grado de utilización. El control también refuerza la seguridad y el cumplimiento en torno a las políticas legales, reduciéndose así los riesgos de sanciones regulatorias. 

Aumenta la productividad sin perder fiabilidad

Las herramientas de gestión de activos resultan extremadamente útiles cuando los equipos adoptan los principios de DevOps y SRE. Hay una mayor confianza en los servicios de infraestructura y de plataforma. Además, con una gestión eficaz de activos se puede gestionar el consumo.

Respalda prácticas de TI y empresariales, y capacita a los equipos

La gestión de activos respalda los procesos de ITSM e ITIL, tales como la gestión de cambios, incidentes y problemas. Con la información correcta a su disposición, los equipos pueden moverse con más rapidez y predecir mejor los impactos antes de que se produzcan. Además, esto respalda a RR. HH. (incorporaciones y bajas), las finanzas para el rastreo de activos, la seguridad para la corrección de vulnerabilidades y la gestión de operaciones ayudando a detectar y asignar ciertos activos críticos y sus dependencias.

Reduce costes mediante la revisión continua

Puede ocurrir que tengas varias licencias, instancias o recursos que se están utilizando demasiado o bien que no se están utilizando nada. La consolidación y revisión constante de los activos puede proporcionar información sobre todos los recursos y sobre si están costando más dinero del necesario.

Los tres componentes

  • Físico: esta información se recopila generalmente mediante procesos manuales empleando lectores de códigos de barras o sistemas RFID. Pone al corriente de lo que está desplegado, lo que podría haber en el almacén y lo que podría estar previsto para ser retirado.
  • Financiero: generalmente coaccionado por sistemas u órdenes de compra, el componente financiero de una base de datos de ITAM indica el número de orden de compra, la cantidad, la marca y el modelo, la amortización, el nombre del proveedor y el centro de costes. El rastreo de este componente resulta muy útil porque proporciona información sobre el coste total de propiedad, el ROI y los presupuestos que se pueden asignar a proyectos y servicios. 
  • Contractual: los datos recopilados a partir de los datos del contrato provienen del distribuidor, del proveedor o del sistema de gestión de contratos. La información incluye la versión final de un contrato y detalles tales como autorización de licencia, recuento de dispositivos, precio de compra, SKU del proveedor, niveles de servicio y mantenimiento.

  1. Comenzar con la aprobación de los directivos
  2. Poner en marcha un equipo para probar el proyecto
  3. Definir activos críticos
  4. Identificar recursos en la nube
  5. Fijar métodos para detectar e integrar datos
  6. Utilizar un enfoque basado en el ciclo de vida
  7. Llevar a cabo un rastreo continuo y proactivo para evitar un despliegue excesivo
  8. Decidir si utilizar una CMDB
  9. Automatizar lo más posible
  10. Integrar datos y ponerlos a disposición de todo el departamento de TI
  11. Conocer las licencias de software propias
  12. Recopilar comentarios para una mejora continua
  13. Incluir a otros equipos en los comentarios

Hay varias razones por las que la ITAM puede ayudar a que tu organización prospere.

Quieres ahorrar dinero

Una de las estrategias clave para reducir costes es optimizar el gasto en software, infraestructura y servicios de plataforma. Las organizaciones pueden recortar el gasto hasta en un 30 % utilizando las prácticas recomendadas para optimizar el uso de licencias de software y de activos. 

Dependes de hojas de cálculo

Las empresas siguen rastreando sus activos con hojas de cálculo a pesar de que hay una elevada probabilidad de que tales hojas no siempre sean exactas. Además, las hojas de cálculo dan lugar a datos aislados, lo que dificulta que todos los usuarios autorizados accedan a la misma información actualizada.

Es difícil seguir el ritmo de los cambios

Los activos siempre están en movimiento y el rastreo manual puede resultar una tarea abrumadora. Lidiar con problemas como el robo, la sustitución y la retirada de activos de TI, nuevos envíos, etc. puede generar un entorno informático caótico en el que haga falta poner más atención a los detalles.

“La TI en la sombra” es una realidad

La TI en la sombra hace referencia a aplicaciones, licencias y otros activos de TI que se compran y utilizan sin el conocimiento del equipo de TI. Con el software ITAM centralizado, la TI se mantiene al día evitándose así gastos excesivos, riesgos e incumplimientos. La TI en la sombra es una realidad a la que se enfrentan casi todas las empresas modernas. La forma como tú la gestiones marcará una diferencia en el nivel de control que aún tienes para reducir los riesgos y los gastos.

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