¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?

La planificación de recursos empresariales (ERP) describe los procesos que utilizan las organizaciones para ayudar a gestionar e integrar aspectos vitales de su negocio.

El objetivo de casi cualquier empresa es crecer. El crecimiento generalmente conduce a una mayor visibilidad y valor de marca, por no mencionar el aumento de los beneficios y la capacidad de producción. Pero el crecimiento conlleva ciertas complicaciones. Para los administradores, el crecimiento puede significar un aumento exponencial de sus ya pesadas cantidades de trabajo. La gestión de departamentos dispares, como contabilidad, aprovisionamiento, operaciones de la cadena de suministro, gestión de proyectos, gestión de riesgos y cumplimiento normativo, y la coordinación de sus procesos para que funcionen juntos de forma óptima puede ser una pesadilla. Aquí es donde entra en juego la ERP.

ERP es un término genérico que se refiere a la gama completa de herramientas y estrategias diseñadas para mejorar la forma en que las empresas utilizan sus recursos. A menudo, estas soluciones adoptan la forma de software ERP.

Los sistemas ERP existen para mejorar la eficiencia de los procesos en toda una organización. Lo hacen optimizando y simplificando la forma en que se usan los recursos esenciales. Un sistema ERP reduce la cantidad total de recursos necesarios para que la empresa funcione a niveles óptimos, al tiempo que emplea una base de datos centralizada de procesos de negocio importantes. La gestión de estos procesos se simplifica igualmente mediante el uso de paneles de información e informes en tiempo real, donde los administradores pueden revisar los datos y medir la productividad y la rentabilidad, todo de un vistazo.

Aunque a menudo se conoce como una entidad única, en realidad la ERP engloba una serie de aplicaciones, sistemas y procesos diferentes, que suele estar respaldada por diversas aplicaciones de software especializadas.

¿Qué características suelen ofrecer los sistemas ERP?

Dado que los sistemas ERP abarcan toda la gama de procesos de negocio, estos deben ofrecer distintas funcionalidades. En general, esto significa que los sistemas ERP ofrecen las siguientes características:

  • Soporte para componentes y aplicaciones
    Para funcionar de forma eficaz, los sistemas ERP deben ser capaces de trabajar de forma cohesionada con una serie de componentes y software diferentes.
  • Funcionamiento en tiempo real
    Las empresas son dinámicas, al igual que muchos procesos de negocio esenciales. Los sistemas ERP deben ser capaces de controlar y procesar los datos en tiempo real, para que los administradores puedan seguir el ritmo del mundo real.
  • Interfaces de usuario digitales
    Disponer de un aspecto y una funcionalidad coherentes para todos los módulos, independientemente del departamento, facilita la adopción y ayuda a reducir significativamente la barrera de entrada para el personal que puede moverse entre equipos.
  • Automatización fiable
    Las mejores soluciones ERP permiten a las organizaciones automatizar las tareas manuales y repetitivas.
  • Múltiples opciones de implementación
    Los sistemas ERP eficaces son compatibles con todos los modelos de implementación, lo que incluye hacerlo en las instalaciones, alojados en la nube y SaaS.

A menudo, los términos ERP y finanzas se utilizan indistintamente. Sin embargo, estrictamente hablando, no son lo mismo.

Finanzas se refiere a las funciones empresariales específicamente relacionadas con la contabilidad, la gestión de ingresos, la gestión de gastos, la facturación, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar, los cobros y otras funciones del departamento financiero. ERP es un conjunto de funciones mucho más amplio, relacionado con los procesos de negocio de toda la empresa. Los sistemas financieros se incluyen dentro de los sistemas ERP como un subconjunto de módulos.

Finanzas es solo un conjunto de módulos que conforman el conjunto de ERP. Cuantas más operaciones empresariales puedan agruparse de forma fiable en un sistema ERP, más eficaz será dicho sistema. Teniendo esto en cuenta, a continuación
se enumeran los módulos ERP más habituales:

Finance

Los módulos financieros (también conocidos como finanzas) forman parte de casi todos los sistemas ERP, permiten la gestión de los datos y recursos financieros, y facilitan la elaboración de informes precisos en tiempo real.

Gestión de inventario

Los módulos de gestión de inventario de los sistemas ERP, que hacen un seguimiento en tiempo real de los niveles de inventario y miden las métricas de inventario esenciales, permiten a las organizaciones que dependen de los inventarios prever la demanda y optimizar las existencias disponibles.

Fabricación

Los módulos de fabricación ayudan a las empresas a ajustar los niveles de producción para satisfacer la demanda, a supervisar e informar sobre los artículos planificados, en curso y completados, y a coordinar los distintos pasos y procesos que intervienen en la fabricación.

Order Management

Los módulos de Order Management ayudan a las organizaciones a priorizar, supervisar y llevar un seguimiento de los pedidos de sus clientes, desde el pago hasta la entrega. Una gestión eficaz de los pedidos ayuda a mejorar los plazos de entrega y a reducir la probabilidad de que se produzcan retrasos o faltas de pedidos.

Aprovisionamiento

Al gestionar y automatizar todas las compras de la empresa, incluidos los productos acabados y las materias primas de producción sin procesar, los módulos de aprovisionamiento ayudan a alinear las compras con la demanda y a minimizar el riesgo de compras excesivas e insuficientes.

Automatización de servicios profesionales (PSA)


Los módulos PSA se utilizan para conceptualizar, planificar y llevar un seguimiento de los proyectos. La PSA es capaz de supervisar e informar sobre las inversiones en recursos y tiempo, a la vez que mejora la colaboración entre equipos de proyectos.

Gestión de almacenes


La recepción, el almacenamiento, la recogida, el empaquetado, el envío y la supervisión de los productos del almacén son tareas asociadas a la gestión de almacenes. Los módulos de gestión de almacenes ayudan a dirigir y optimizar estas tareas, para mejorar la eficiencia del almacén.

Cuando los sistemas ERP empezaron a destacar, se solían clasificar en función del tamaño de las organizaciones para las que estaban diseñados. Así, se clasificaban en una de las siguientes categorías:

  • ERP para grandes empresas
  • ERP para medianas empresas
  • ERP para pequeñas empresas
Sin embargo, con el tiempo se hizo evidente que el tamaño de la empresa era menos importante para diferenciar las soluciones de ERP. Hoy en día, la atención se centra más en si el sistema ERP puede abordar eficazmente las necesidades empresariales actuales y futuras de la organización, independientemente de su tamaño. Teniendo esto en cuenta, una categorización más común se relaciona con las opciones de implementación de la ERP.

 

¿Cuáles son las opciones de implementación de ERP?

Por lo general, las opciones de implementación de ERP se clasifican en una de estas tres categorías:

  • ERP en las instalaciones se refiere a los sistemas que se implantan y mantienen in situ y que, del mismo modo, se alojan en los servidores propiedad de la organización. Esto permite un control y una propiedad óptimos del sistema ERP, pero también hace recaer toda la responsabilidad del mantenimiento, la reparación y la formación en la propia empresa.
  • ERP en la nube
    se refiere a los sistemas que se mantienen fuera de las instalaciones y a los que se accede a través de Internet; ERP en la nube es una forma de
    software como servicio (SaaS). Estas opciones de ERP generalmente se adquieren a través de un modelo de pago de suscripción. La ERP basada en la nube permite a las empresas disfrutar de las ventajas de la ERP, sin tener que asumir la responsabilidad del soporte, el mantenimiento, las actualizaciones o la formación. Sin embargo, también tendrán menos control sobre la propia ERP y es posible que tengan que trabajar con el proveedor para personalizar el sistema y obtener una eficacia óptima.
  • ERP híbrida se refiere a cualquier combinación de las otras dos opciones de implementación de ERP. Los diferentes proveedores ofrecerán distintas funciones de ERP híbrida, pero en general permiten a sus clientes migrar entre modelos de implementación y disfrutar de la flexibilidad para encontrar la solución
    que mejor se adapte a sus necesidades.

Debido a que los sistemas ERP están diseñados para mejorar la productividad, la generación de informes, la eficiencia y la precisión en prácticamente todos los ámbitos de una empresa, los beneficios potenciales son casi ilimitados. A continuación, detallamos brevemente algunas de las ventajas más impactantes de una ERP eficaz:

Reducción de costes

El principal beneficio de la ERP, que engloba muchas de las demás ventajas de esta lista, es la capacidad de reducir los costes en toda la organización. La mejora de la visibilidad de los procesos ayuda a los administradores a identificar y eliminar las ineficiencias. La automatización permite a los departamentos reducir los errores humanos derivados de la introducción manual de datos, a la vez que permite centrarse más en otras tareas esenciales. La mejora de la seguridad reduce los posibles costes y daños asociados a los ciberataques y otras amenazas. En cada caso, el ahorro de costes es el resultado final.

Mejora de la visibilidad

Los sistemas ERP aúnan los flujos de trabajo y otra información de los procesos, lo que proporciona a los empleados y administradores autorizados una visión general de todos los proyectos y funciones relevantes. Las actualizaciones de los proyecto están disponibles con solo pulsar un botón, y la documentación importante se mantiene segura y disponible dentro del sistema.

Informes fiables

Las herramientas de supervisión de ERP integradas capturan los datos relevantes y los presentan de una forma totalmente completa y fácil de seguir. Esto permite una mayor precisión en la generación de informes y vistas en tiempo real de los recursos esenciales.

Ideas factibles

La elaboración de informes sobre datos capturados es un gran paso, pero no lo es todo; las soluciones de análisis ERP integradas ayudan a extraer ideas clave de la información sin procesar, lo que permite a las empresas tomar decisiones mejor fundamentadas e identificar tendencias importantes. Además, como los sistemas ERP se coordinan entre todos los departamentos y procesos pertinentes, los líderes empresariales pueden identificar más fácilmente cómo los cambios en un área de la organización afectan a otras áreas.

Cumplimiento fiable

A medida que los informes financieros, la seguridad de los datos y otras normas se vuelven más estrictos (y las sanciones por no cumplir con las normas reglamentarias son más severas), una ERP adecuada puede ayudar a las organizaciones a mantenerse en pleno cumplimiento. Las soluciones ERP híbridas y en la nube están diseñadas para mantenerse al día de todos los estándares regulatorios, y los registros de auditoría de ERP facilitan la demostración del cumplimiento o la identificación de posibles áreas problemáticas.

Mayor seguridad de los datos

Los protocolos de seguridad integrados aportan una capa adicional de seguridad de los datos. Estas defensas están diseñadas para funcionar en todos los procesos de negocio y para proteger la base de datos compartida de las amenazas. Esto ayuda a reducir la probabilidad de que los atacantes entren a través de sistemas que se pasan por alto.

Mayor colaboración


Ya que las soluciones ERP también pueden funcionar como centros efectivos para la colaboración y la comunicación. Los usuarios de toda la organización pueden compartir archivos, acceder a registros de soporte al cliente, establecer reuniones, ver datos relevantes, etc.

Mayor flexibilidad

Para seguir siendo viables al gestionar toda la gama de procesos de negocio, los sistemas ERP están diseñados para ser extremadamente flexibles. Esto no solo significa que, por lo general, sean capaces de realizar la mayoría de las tareas necesarias de manera inmediata, sino también que se pueden personalizar para dar soporte a tareas únicas. Además, gracias a la automatización avanzada y a otras herramientas de ahorro de recursos, las soluciones ERP permiten a las empresas escalar fácilmente para satisfacer una mayor demanda.

Mejor gestión de clientes y socios

Las soluciones ERP no solo benefician a los procesos y las comunicaciones internas, también son eficaces para mejorar las relaciones con los clientes y los socios. Los sistemas ERP pueden proporcionar información relacionada con proveedores y proveedores de servicios, y facilitar un intercambio óptimo de información. Asimismo, estos sistemas se pueden utilizar para realizar un seguimiento de los tickets de soporte de atención al cliente, las devoluciones y las respuestas a las encuestas, lo que garantiza que ningún cliente se quede sin atención.

Simplificación de la TI

Si bien el mayor beneficio de la ERP puede ser el ahorro de costes, el objetivo principal es simplificar y agregar los procesos de TI. Esto simplifica muchas de las tareas de los empleados, para mejorar la precisión de los datos, aumentar la productividad y conseguir una plantilla más feliz en general.

Aunque la implantación de una solución ERP eficaz tiene muchas ventajas, hay que tener en cuenta ciertos retos. Entre ellos se encuentran los siguientes:

Incapacidad para resolver los problemas de políticas existentes

La ERP reúne los procesos y las políticas, y optimiza los esfuerzos de gestión relacionados con cada uno de ellos. Lo que generalmente no puede hacer es solucionar los procesos fallidos. Dicho esto, puede ser capaz de identificar problemas dentro de estos procesos y políticas, para que las organizaciones puedan realizar las mejoras necesarias.

Costes de inversión

Al mejorar la eficiencia y la productividad en toda la empresa, la mayoría de las soluciones ERP se amortizan con relativa rapidez. Sin embargo, aún suelen requieren una inversión bastante importante de tiempo, dinero y esfuerzo para su implantación y adopción. Esto incluye el compromiso de tiempo y la pérdida de productividad por la formación de los empleados sobre en el uso correcto de la solución ERP.

Las soluciones ERP pueden beneficiar a organizaciones de todos los tamaños de casi cualquier sector. Estos son algunos indicadores clave de que una empresa puede querer actualizarse a un sistema ERP:

Las actividades diarias consumen demasiado tiempo

Las soluciones ERP ayudan a optimizar los procesos, reduciendo la cantidad de tiempo necesario para realizarlos.

Los procesos son cada vez más difíciles de gestionar

A medida que las organizaciones crecen o que los procesos cambian, pueden volverse difíciles de manejar. El software ERP puede simplificar estos procesos y hacerlos más fáciles de gestionar.

Es difícil encontrar respuestas a preguntas empresariales

Los sistemas dispares y la falta de métricas disponibles y fiables pueden dificultar la respuesta a preguntas empresariales fundamentales (como las relacionadas con los ingresos, la disponibilidad de productos, la producción, las devoluciones, etc.). Los sistemas ERP proporcionan una clara visibilidad y elaboración de informes, aportando respuestas allí donde se necesiten.

Las oportunidades que se presentan rápidamente pasan de largo

Los procesos y sistemas manuales e inconexos exigen mucha atención, lo que puede impedir que las organizaciones sean capaces de buscar nuevas oportunidades. La automatización y otras capacidades de inteligencia artificial de las principales soluciones ERP permiten a las empresas arriesgarse y probar cosas nuevas, y las capacidades de análisis integradas ayudan a los líderes a identificar las mejores líneas de acción posibles.

No se cumplen las expectativas de los clientes

Por último, si los procesos de una empresa simplemente no permiten a la organización cumplir con las expectativas del cliente o proporcionarles una experiencia positiva, entonces pueden beneficiarse de la ERP. Las herramientas y los recursos adecuados, respaldados por un análisis, automatización y colaboración óptimos entre departamentos, ayudarán a los equipos a proporcionar un mejor servicio a sus clientes.

Las soluciones ERP vienen en muchas formas y tamaños diferentes y, por desgracia, no todo lo creado es equiparable. De hecho, con la proliferación de soluciones de software ERP necesarias para una variedad de casos de uso diferentes, algunas organizaciones están descubriendo que su estrategia ERP está creando sus propios silos de datos difíciles de gestionar. Para ayudar a garantizar que todos los datos relevantes se gestionen correctamente y que todos los implicados tengan acceso a una única fuente de información fiable para todos los recursos importantes de la empresa, las empresas de éxito de todo el mundo están recurriendo a App Engine de ServiceNow.

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