¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?

Los sistemas ERP existen para mejorar la eficiencia de los procesos en toda una organización. Lo hacen optimizando y simplificando la forma en que se usan los recursos esenciales. Un sistema ERP reduce la cantidad total de recursos necesarios para que la empresa funcione a niveles óptimos, al tiempo que emplea una base de datos centralizada de procesos de negocio importantes. La gestión de estos procesos se simplifica igualmente mediante el uso de paneles de información e informes en tiempo real, donde los administradores pueden revisar los datos y medir la productividad y la rentabilidad, todo de un vistazo.

Aunque a menudo se conoce como una entidad única, en realidad la ERP engloba una serie de aplicaciones, sistemas y procesos diferentes, que suele estar respaldada por diversas aplicaciones de software especializadas.

Dado que los sistemas ERP abarcan toda la gama de procesos de negocio, estos deben ofrecer distintas funcionalidades. En general, esto significa que los sistemas ERP ofrecen las siguientes características:

• Soporte para componentes y aplicaciones
  Para funcionar de forma eficaz, los sistemas ERP deben ser capaces de trabajar de forma cohesionada con una serie de componentes y software diferentes.
• Funcionamiento en tiempo real
  Las empresas son dinámicas, al igual que muchos procesos de negocio esenciales. Los sistemas ERP deben ser capaces de controlar y procesar los datos en tiempo real, para que los administradores puedan seguir el ritmo del mundo real.
• Interfaces de usuario digitales
  Disponer de un aspecto y una funcionalidad coherentes para todos los módulos, independientemente del departamento, facilita la adopción y ayuda a reducir significativamente la barrera de entrada para el personal que puede moverse entre equipos.
• Automatización fiable
  Las mejores soluciones ERP permiten a las organizaciones automatizar las tareas manuales y repetitivas.
• Múltiples opciones de implementación
  Los sistemas ERP eficaces son compatibles con todos los modelos de implementación, lo que incluye hacerlo en las instalaciones, alojados en la nube y SaaS.

Los módulos financieros (también conocidos como finanzas) forman parte de casi todos los sistemas ERP, permiten la gestión de los datos y recursos financieros, y facilitan la elaboración de informes precisos en tiempo real.

Los módulos de gestión de inventario de los sistemas ERP, que hacen un seguimiento en tiempo real de los niveles de inventario y miden las métricas de inventario esenciales, permiten a las organizaciones que dependen de los inventarios prever la demanda y optimizar las existencias disponibles.

Los módulos de fabricación ayudan a las empresas a ajustar los niveles de producción para satisfacer la demanda, a supervisar e informar sobre los artículos planificados, en curso y completados, y a coordinar los distintos pasos y procesos que intervienen en la fabricación.

Los módulos de Order Management ayudan a las organizaciones a priorizar, supervisar y llevar un seguimiento de los pedidos de sus clientes, desde el pago hasta la entrega. Una gestión eficaz de los pedidos ayuda a mejorar los plazos de entrega y a reducir la probabilidad de que se produzcan retrasos o faltas de pedidos.

Al gestionar y automatizar todas las compras de la empresa, incluidos los productos acabados y las materias primas de producción sin procesar, los módulos de aprovisionamiento ayudan a alinear las compras con la demanda y a minimizar el riesgo de compras excesivas e insuficientes.

Cuando los sistemas ERP empezaron a destacar, se solían clasificar en función del tamaño de las organizaciones para las que estaban diseñados. Así, se clasificaban en una de las siguientes categorías:

Por lo general, las opciones de implementación de ERP se clasifican en una de estas tres categorías:

• ERP en las instalaciones se refiere a los sistemas que se implantan y mantienen in situ y que, del mismo modo, se alojan en los servidores propiedad de la organización. Esto permite un control y una propiedad óptimos del sistema ERP, pero también hace recaer toda la responsabilidad del mantenimiento, la reparación y la formación en la propia empresa.
  
• ERP en la nube
  se refiere a los sistemas que se mantienen fuera de las instalaciones y a los que se accede a través de Internet; ERP en la nube es una forma de software como servicio (SaaS). Estas opciones de ERP generalmente se adquieren a través de un modelo de pago de suscripción. La ERP basada en la nube permite a las empresas disfrutar de las ventajas de la ERP, sin tener que asumir la responsabilidad del soporte, el mantenimiento, las actualizaciones o la formación. Sin embargo, también tendrán menos control sobre la propia ERP y es posible que tengan que trabajar con el proveedor para personalizar el sistema y obtener una eficacia óptima.
• ERP híbrida se refiere a cualquier combinación de las otras dos opciones de implementación de ERP. Los diferentes proveedores ofrecerán distintas funciones de ERP híbrida, pero en general permiten a sus clientes migrar entre modelos de implementación y disfrutar de la flexibilidad para encontrar la solución
  que mejor se adapte a sus necesidades.

El principal beneficio de la ERP, que engloba muchas de las demás ventajas de esta lista, es la capacidad de reducir los costes en toda la organización. La mejora de la visibilidad de los procesos ayuda a los administradores a identificar y eliminar las ineficiencias. La automatización permite a los departamentos reducir los errores humanos derivados de la introducción manual de datos, a la vez que permite centrarse más en otras tareas esenciales. La mejora de la seguridad reduce los posibles costes y daños asociados a los ciberataques y otras amenazas. En cada caso, el ahorro de costes es el resultado final.

Los sistemas ERP aúnan los flujos de trabajo y otra información de los procesos, lo que proporciona a los empleados y administradores autorizados una visión general de todos los proyectos y funciones relevantes. Las actualizaciones de los proyecto están disponibles con solo pulsar un botón, y la documentación importante se mantiene segura y disponible dentro del sistema.

Las herramientas de supervisión de ERP integradas capturan los datos relevantes y los presentan de una forma totalmente completa y fácil de seguir. Esto permite una mayor precisión en la generación de informes y vistas en tiempo real de los recursos esenciales.

La elaboración de informes sobre datos capturados es un gran paso, pero no lo es todo; las soluciones de análisis ERP integradas ayudan a extraer ideas clave de la información sin procesar, lo que permite a las empresas tomar decisiones mejor fundamentadas e identificar tendencias importantes. Además, como los sistemas ERP se coordinan entre todos los departamentos y procesos pertinentes, los líderes empresariales pueden identificar más fácilmente cómo los cambios en un área de la organización afectan a otras áreas.

A medida que los informes financieros, la seguridad de los datos y otras normas se vuelven más estrictos (y las sanciones por no cumplir con las normas reglamentarias son más severas), una ERP adecuada puede ayudar a las organizaciones a mantenerse en pleno cumplimiento. Las soluciones ERP híbridas y en la nube están diseñadas para mantenerse al día de todos los estándares regulatorios, y los registros de auditoría de ERP facilitan la demostración del cumplimiento o la identificación de posibles áreas problemáticas.

Aunque la implantación de una solución ERP eficaz tiene muchas ventajas, hay que tener en cuenta ciertos retos. Entre ellos se encuentran los siguientes:

La ERP reúne los procesos y las políticas, y optimiza los esfuerzos de gestión relacionados con cada uno de ellos. Lo que generalmente no puede hacer es solucionar los procesos fallidos. Dicho esto, puede ser capaz de identificar problemas dentro de estos procesos y políticas, para que las organizaciones puedan realizar las mejoras necesarias.

Al mejorar la eficiencia y la productividad en toda la empresa, la mayoría de las soluciones ERP se amortizan con relativa rapidez. Sin embargo, aún suelen requieren una inversión bastante importante de tiempo, dinero y esfuerzo para su implantación y adopción. Esto incluye el compromiso de tiempo y la pérdida de productividad por la formación de los empleados sobre en el uso correcto de la solución ERP.

Las soluciones ERP pueden beneficiar a organizaciones de todos los tamaños de casi cualquier sector. Estos son algunos indicadores clave de que una empresa puede querer actualizarse a un sistema ERP:

Las soluciones ERP ayudan a optimizar los procesos, reduciendo la cantidad de tiempo necesario para realizarlos.

A medida que las organizaciones crecen o que los procesos cambian, pueden volverse difíciles de manejar. El software ERP puede simplificar estos procesos y hacerlos más fáciles de gestionar.

Los sistemas dispares y la falta de métricas disponibles y fiables pueden dificultar la respuesta a preguntas empresariales fundamentales (como las relacionadas con los ingresos, la disponibilidad de productos, la producción, las devoluciones, etc.). Los sistemas ERP proporcionan una clara visibilidad y elaboración de informes, aportando respuestas allí donde se necesiten.

Los procesos y sistemas manuales e inconexos exigen mucha atención, lo que puede impedir que las organizaciones sean capaces de buscar nuevas oportunidades. La automatización y otras capacidades de inteligencia artificial de las principales soluciones ERP permiten a las empresas arriesgarse y probar cosas nuevas, y las capacidades de análisis integradas ayudan a los líderes a identificar las mejores líneas de acción posibles.

Por último, si los procesos de una empresa simplemente no permiten a la organización cumplir con las expectativas del cliente o proporcionarles una experiencia positiva, entonces pueden beneficiarse de la ERP. Las herramientas y los recursos adecuados, respaldados por un análisis, automatización y colaboración óptimos entre departamentos, ayudarán a los equipos a proporcionar un mejor servicio a sus clientes.