¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

Muchas de las tareas rutinarias y repetitivas de los empleados tienen el fin de garantizar el cumplimiento de las normas, leyes y regulaciones. Lamentablemente, la repetición puede generar falta de atención y, cuando los empleados humanos cometen errores, a menudo es el negocio el que sufre las consecuencias. Los robots de RPA no se confían, abordan cada tarea con la misma atención, lo que reduce significativamente el riesgo para la organización. Y puesto que todo lo que hacen se supervisa y documenta, las empresas están siempre al día en lo que respecta al cumplimiento de las regulaciones pertinentes.

Los procesos dirigidos por personas no solo consumen un tiempo valioso de los empleados, sino que pueden ser muy costosos. La RPA puede reducir el coste del tiempo malgastado en tareas simples, al mismo tiempo que permite a las empresas hacer más tareas en menos tiempo. Como resultado, la RPA reduce significativamente los costes de procesamiento, lo que con frecuencia proporciona un retorno positivo de la inversión en el plazo de un año.

A medida que las empresas crecen, se pueden emplear fácilmente bots de RPA adicionales en paralelo para abordar las nuevas necesidades. Es posible implementarlos rápidamente y con un coste relativamente bajo, lo que ayuda a las empresas a expandirse tanto y tan rápido como sean capaces.

Como se indicó anteriormente, los bots de RPA no se cansan y no cometen errores. También son capaces de avanzar a través de los procesos con rapidez sin necesidad de hacer pausas. Todos estos factores permiten que se completen más procesos y tareas en menos tiempo.

Al asumir la responsabilidad de las actividades sin valor agregado de los empleados, la RPA permite a los trabajadores más capacitados aplicar sus habilidades en tareas más valiosas. Los empleados disponen del tiempo y la libertad para hacer más, lo que mejora la productividad en toda la empresa.

Dado que la RPA asume la posición del usuario, en lugar de interactuar directamente con los back-end del sistema, se puede integrar esencialmente con cualquier plataforma. Esto permite a las empresas invertir libremente en RPA y aplicarla, sin tener que preocuparse de si funcionará con sus sistemas ya establecidos. Al mismo tiempo, la RPA permite a las empresas aprovechar el valor de los datos heredados atrapados en sistemas que anteriormente eran inaccesibles.

La RPA estándar puede realizar tareas simples basadas en reglas. Los robots de RPA optimizados con IA pueden hacer incluso más. Con la tecnología de IA adecuada, la RPA puede procesar datos no estructurados, reconocer el habla, aplicar modelos de aprendizaje automático y procesamiento de lenguaje natural, y mucho más. Esto hace posible automatizar no solo las tareas repetitivas, sino también otras tareas cognitivas de orden superior.

Aunque existen diferentes vías para incorporar tecnologías de RPA en una organización, muchas de las principales empresas siguen un proceso similar, que puede desglosarse en los siguientes pasos:

Las organizaciones deben primero identificar y definir por completo su postura para la incorporación de la RPA. Esto implica hacer preguntas a los empleados y a las partes interesadas para determinar qué necesidades empresariales se deben satisfacer mediante la RPA. También incluye hablar con otras organizaciones (socios, proveedores, etc.) que ya estén utilizando la RPA con el fin de tener una perspectiva de primera mano que les ayude a establecer un plan para la transformación digital. Dado que la RPA forma parte de un conjunto de herramientas de hiperautomatización más amplio, el objetivo es saber cuándo aplicar la RPA al problema empresarial correcto y cuándo aplicar otras tecnologías de automatización para maximizar el valor empresarial.

El siguiente paso es asignar los roles de liderazgo, de los cuales los más importantes son el patrocinador y el experto de RPA. El patrocinador de RPA es el gerente de nivel más alto en cuanto a las iniciativas de RPA. Tiene las principales responsabilidades en relación con los presupuestos y el establecimiento de la estrategia general de RPA. El experto de RPA cumple la función de líder del proyecto, asigna otros puestos de liderazgo y alinea los departamentos y las unidades de negocio para facilitar la identificación de los procesos y criterios de alto valor para lograr el éxito de la RPA.

Tradicionalmente, los dispositivos IoT de consumo son más difíciles de gestionar. La gestión de dispositivos IoT facilita la gobernanza eficaz de los dispositivos ya desplegados, lo que permite a las organizaciones enviar actualizaciones y parches, así como mejorar la funcionalidad de los dispositivos sin que ello influya negativamente en la experiencia del usuario.

A continuación, la organización deberá desarrollar una prueba de concepto y probarla. Esto incluye el caso de negocio de RPA, el modelo de implementación y cualquier suposición relevante. La prueba de concepto demostrará en un entorno estrechamente supervisado si las suposiciones eran precisas y si el modelo de implementación es eficiente. Aunque se trata solo de una fase de prueba, las organizaciones aprenderán más si los procesos de prueba están relacionados con diversos sistemas y aplicaciones. Del mismo modo, las organizaciones sacarán más provecho de sus pruebas si evitan procesos de bajo riesgo y se centran en aquellos que tendrán un impacto más significativo en el valor empresarial.

Una vez validada la prueba de concepto, la empresa en cuestión puede implementar sus soluciones de RPA en situaciones reales de sus operaciones empresariales cotidianas. Al evaluar el rendimiento de estos programas piloto de RPA y compararlos con los criterios de éxito establecidos y los requisitos de salida, las organizaciones pueden determinar el beneficio real de la adopción de la automatización robótica de procesos. También pueden realizar las revisiones finales necesarias antes de la implantación completa.

A continuación, las organizaciones totalmente comprometidas con la RPA y la transformación digital, deberán planificar la adopción a gran escala. Para facilitar el proceso, pueden optar por crear un centro de excelencia (CoE, por sus siglas en inglés) de RPA. El CoE ayudará a establecer y dirigir las prácticas recomendadas, los estándares, el soporte y las herramientas y plantillas de RPA en toda la empresa. En pocas palabras, el CoE se convierte en el recurso principal de experiencia en RPA y ayuda a las unidades de negocio a establecer las automatizaciones y sacar el mayor partido de ellas. Sin embargo, aunque la RPA es una metodología esencial, es solo una de las muchas opciones de tecnología de automatización que el CoE puede considerar cuando se enfrente a casos de uso específicos. Además de la RPA, las empresas pueden utilizar procesos empresariales inteligentes basados en el aprendizaje automático, el análisis avanzado y la gestión de procesos comerciales. Al confiar en una combinación complementaria de estas y otras herramientas, las organizaciones pueden adoptar una estrategia de hiperautomatización para ofrecer automatización de un extremo a otro más allá de las capacidades de RPA.

En este punto, la organización ya debería tener en funcionamiento sus propias soluciones de RPA. Por lo tanto, el siguiente paso sería ampliar esas soluciones y ayudar a la fuerza de trabajo para que empiece a utilizar la RPA por sí misma. El CoE asumirá gran parte de la responsabilidad, guiando a los departamentos en el empleo de bots, supervisando el progreso y utilizando su experiencia para seguir mejorando las soluciones de RPA.

Una vez adoptada por completo la RPA, el paso final consiste en la supervisión y ajuste continuos. A medida que las empresas se familiarizan y se sienten más cómodas con la automatización robótica de procesos, serán capaces de identificar de forma natural las áreas de mejora, lo que creará un enfoque más eficaz para la automatización a medida que avancen.